Firmenrechnungen Kopfdaten

SCHRITT 1 der Firmenrechnungserstellung

Sobald Sie eine Firmenbuchung mit dem Status „bestätigt“ angelegt haben, können Sie diese direkt nach dem Anlegen, zu Kursbeginn oder nach dem Kursende abrechnen.

Alle abzurechnenden Buchungen rufen Sie unter dem Menüpunkt Rechnungswesen ab.

Hinweis:

Wenn Sie im Buchungsformular die Checkbox Keine Rechnungsstellung für diese Buchung aktivieren, wird die betreffende Buchung im Rechnungswesen ausgeblendet.

Um eine vorliegende Firmenbuchung abzurechnen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf den Menüpunkt Rechnungswesen > Firmenbuchungen > Einmalrechnungen (pro Kurs).
Die Liste aller abrechenbaren Firmenbuchungen öffnet sich.

Abbildung 1. Liste aller abrechenbaren Firmenbuchungen
Klicken Sie in der Zeile der betreffenden Buchung auf Rechnung erstellen.
Das Formular zur Rechnungserstellung öffnet sich.

Abbildung 2. Formular „Rechnungserstellung“, Bereiche „Buchungsdaten“, „Kopfdaten“ und „Zusätzliche Daten“

Füllen Sie die Felder wie in der nachstehenden Tabelle beschrieben aus. Felder, die mit einem roten Stern gekennzeichnet sind, müssen ausgefüllt werden.


FELD	BESCHREIBUNG
Teilnehmer	In diesem Feld werden alle Teilnehmer angezeigt, die in der abzurechnenden Buchung enthalten sind.
Details	In diesem Feld erhalten Sie eine zusammenfassende Übersicht zu den Daten der abzurechnenden Buchung.
Rechnungsnummer	Bei der Erstellung einer neuen Rechnung ist das Feld standardmäßig leer, weil die Rechnungsnummer erst beim Speichern der Rechnung vom System vergeben wird.
Dokumenttyp	Der Dokumenttyp ist automatisch mit dem Typ „Rechnung“ vorbelegt.
Format	Wählen Sie im Drop-down-Menü eine der folgenden Optionen für Ihr Rechnungsformat aus: PDF ZUGFeRD (PDF mit XML-Anhang) XRechnung (XML-Datei) Der voreingestellte Wert wurde aus Ihren Unternehmensdaten übernommen. Privatkunden erhalten automatisch immer eine PDF-Rechnung, Firmenrechnungen werden je nach Auswahl im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung generiert.
Empfänger	Wählen Sie in diesem Drop-down-Menü eine der folgenden Optionen zur Rechnungsadresse aus: Aus Firmenadresse Rechnungsadresse editieren (wenn Sie die gespeicherte Adresse geringfügig editieren wollen)
Empfänger (E-Mail)	Wählen Sie in diesem Drop-down-Menü eine der folgenden Optionen zur Rechnungsadresse aus: Ansprechpartner Kein Versand E-Mail-Adresse editieren (wenn Sie die gespeicherte Adresse geringfügig editieren wollen)
Währung	SEMCO wählt automatisch die in den Unternehmensdaten festgelegte Währung aus.
Steuersatz	SEMCO greift bei der Vorbelegung des Steuersatzes auf die von Ihnen in den Unternehmensdaten festgelegten Steuersätze zurück: Standardmäßig wird der Steuersatz verwendet, der in den Unternehmensdaten für den aktuellen Buchungskreis vorgegeben ist. Falls im Kursformular das Feld 0% Steuer nach §4 Nr. 21 UStG aktiviert ist, wird der Steuersatz 0% §4 Nr. 21 UStG vorgegeben. Den vorbelegten Steuersatz können Sie bei Bedarf im Drop-down-Menü ändern.
Rechnungsdatum	Das Rechnungsdatum ist identisch mit dem Tagesdatum. Das vorbelegte Datum können Sie bei Bedarf im Drop-down-Menü ändern.
Zahlungsbedingung Zahlungsfrist	Für die Vorbelegung wählt SEMCO automatisch die in den Unternehmensdaten festgelegte Zahlungsbedingung aus. Wenn Sie für die aktuelle Rechnung eine andere Zahlungsbedingung benötigen, wählen Sie im Drop-down-Menü den entsprechenden Eintrag aus. Das Datum im Feld Zahlungsfrist wird entsprechend der Zahlungsbedingung automatisch angepasst. Wenn Sie in das Feld Zahlungsfrist ein konkretes Datum eintragen möchten, wählen Sie im Drop-down-Menü die Option --- bitte auswählen --- aus und legen das gewünschte Datum fest.
Zusätzlicher Text für das Rechnungsdokument	Falls nötig, erfassen Sie hier den Text, der zusätzlich auf dem Rechnungsdokument erscheinen soll.

Klicken Sie anschließend auf Weiter, um die Rechnungsdaten noch einmal zu prüfen und im Block Zusätzliche Daten ggfs. weitere Rechnungspositionen hinzuzufügen.

Weiter zu SCHRITT 2: Rechnungspositionen prüfen und ggfs. bearbeiten