Teilnehmer anlegen

Wenn Sie einen Teilnehmer anlegen, führt SEMCO automatisch eine Duplikatsprüfung durch. Falls der neue Teilnehmer-Eintrag bestimmte Daten (sogenannte Schlüssel) enthält, die mit einem bereits vorhandenen Teilnehmer-Eintrag identisch sind, wird der neue Eintrag vom System als Duplikat eingestuft und nicht angelegt.

Die Duplikatsprüfung bei Teilnehmern führt SEMCO mit den zwei folgenden Schlüsseln durch:

  • Schlüssel 1
    • E-Mail-Adresse,

    • Vorname,

    • Nachname;

  • Schlüssel 2
    • Zugehörige Firma,

    • Vorname,

    • Nachname.

Das bedeutet, dass SEMCO zuerst die mögliche Übereinstimmung in Vornamen, Nachnamen und E-Mail-Adresse anderer Teilnehmer überprüft. Im zweiten Schritt überprüft SEMCO die mögliche Übereinstimmung mit Vornamen, Nachnamen und zugehöriger Firma anderer Teilnehmer. Wenn das System in beiden Fällen keine Übereinstimmungen findet, wird ein neuer Teilnehmer angelegt. Wenn sich für eines der beiden Daten-Sets Übereinstimmungen im System finden, wird der neue Teilnehmer als Duplikat eingestuft und nicht angelegt.
Wichtig:
Damit der neue Teilnehmer als Duplikat erkannt wird, müssen alle drei Eingaben des jeweiligen Schlüssels mit bereits vorhandenen übereinstimmen.

Wenn bspw. nur die Firma und der Nachname des anzulegenden Teilnehmers mit denen eines vorhandenen übereinstimmen, wird der neue Teilnehmer angelegt.

VORGEHEN

  1. Klicken Sie auf den Menüpunkt Teilnehmer > Teilnehmerliste.

    Die Zentrale Teilnehmerverwaltung öffnet sich.


    Zentrale Teilnehmerverwaltung
    Abbildung 1. Zentrale Teilnehmerverwaltung
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Teilnehmer anlegen.

    Das Teilnehmerdatenformular öffnet sich.

  3. Füllen Sie die Felder der verschiedenen Registerkarten wie in der nachstehenden Tabelle beschrieben aus und speichern Sie die Daten. Felder, die mit einem roten Stern gekennzeichnet sind, müssen ausgefüllt werden.

    REGISTERKARTE TEILNEHMERDATEN


    Teilnehmerdatenformular, Registerkarte „Teilnehmerdaten“
    Abbildung 2. Teilnehmerdatenformular, Registerkarte „Teilnehmerdaten“
    BEREICH BESCHREIBUNG
    Teilnehmerdaten Tragen Sie in diesem Bereich persönliche Daten des Teilnehmers ein.
    Wichtig:
    Wenn Sie einen neuen Firmenteilnehmer anlegen wollen, wählen Sie im Feld Name der Firma die benötigte Firma aus.

    Wenn Sie einen neuen Privatteilnehmer anlegen wollen, lassen Sie das Feld Name der Firma leer.
    E-Mail-Versand Wenn der Teilnehmer Benachrichtigungen per E-Mail erhalten soll:
    1. Tragen Sie seine E-Mail-Adresse in das Feld E-Mail ein.
    2. Markieren Sie das Kontrollfeld E-Mail-Versand aktiv.
      Wichtig:
      Wird das Kontrollfeld nicht markiert, werden keine E-Mails an den Teilnehmer von SEMCO verschickt.
    Kontaktdaten Falls bekannt, tragen Sie hier die Telefon- und/oder Handynummer des Teilnehmers ein.
    Anschrift Tragen Sie in diesem Bereich die Adressdaten des Teilnehmers ein.

    REGISTERKARTE RECHNUNGSSTELLUNG


    Teilnehmerdatenformular, Registerkarte „Rechnungsstellung“
    Abbildung 3. Teilnehmerdatenformular, Registerkarte „Rechnungsstellung“
    FELD BESCHREIBUNG
    Abweichende Rechnungsadresse Tragen Sie hier die Adressdaten (Firma oder Person) eines abweichenden Rechnungsempfängers ein.
    Abweichende E-Mail-Adresse für Rechnungsversand Tragen Sie hier die abweichende E-Mail-Adresse ein, an die Rechnungen versandt werden sollen.

    REGISTERKARTE VERWALTUNG


    Teilnehmerdatenformular, Registerkarte „Verwaltung“
    Abbildung 4. Teilnehmerdatenformular, Registerkarte „Verwaltung“
    FELD BESCHREIBUNG
    Korrespondenzsprache Wählen Sie hier die Sprache aus, in der der Teilnehmer seine Dokumente ausgestellt haben möchte.
    Teilnehmer archivieren Sollte ein Teilnehmer Ihre Leistungen lange nicht in Anspruch nehmen, und kein Verwaltungsaufwand für seine Daten bestehen, können Sie diesen Teilnehmer archivieren. Gehen Sie wie folgt vor:
    Markieren Sie das Kontrollfeld Teilnehmer archivieren.
    Wichtig:
    Sie können einen Teilnehmer nur dann archivieren, wenn keine offenen Rechnungen und Buchungen für ihn vorliegen.
    Zugang erstellen Falls Sie über ein Teilnehmerportal verfügen, und der Teilnehmer darauf zugreifen können soll, markieren Sie das Kontrollfeld Zugang erstellen.

    Nach dem Speichern des Stammdaten-Formulars wird von SEMCO automatisch eine E-Mail mit den Zugangsdaten an die im Formular eingetragene E-Mail-Adresse versendet.

    REGISTERKARTE KOMMENTARE


    Registerkarte Kommentar mit Erinnerungsfunktion
    Abbildung 5. Registerkarte Kommentar mit Erinnerungsfunktion

    In dieser Registerkarte können Sie Kommentare hinterlassen, die sich auf die Verwaltung des neuen Teilnehmers beziehen. Dabei können Sie nach Bedarf bei jedem Kommentar die Erinnerungsfunktion aktivieren.