Lexware Office erzeugt echte Rechnungen

Privatbuchung, Firmenbuchung und Storno abrechnen, wenn Lexware Office die Rechnung erzeugt und versendet, SEMCO aber nur eine Pro-Forma-Rechnung anlegt.

Wichtig:
Lesen Sie hier weiter, wenn Sie in den Unternehmensdaten eingestellt haben, dass Lexware Office echte Rechnungen erzeugt und versendet, während in SEMCO nur Pro-Forma-Rechnungen generiert werden.
Nachstehend werden die relevanten Abläufe in SEMCO und in Lexware Office anhand von 3 Fallbeispielen erläutert:
  1. Eine Privatbuchung wird in SEMCO abgerechnet
  2. Eine Firmenbuchung wird in SEMCO abgerechnet
  3. Eine Stornobuchung für eine in SEMCO generierte Pro-Forma-Rechnung wird angelegt

  1. Eine Privatbuchung wird in SEMCO abgerechnet

    AUSGANGSPUNKT

    Sie rechnen in SEMCO eine Privatbuchung ab und erhalten einen Rechnungsvorschlag.


    Privatrechnung in SEMCO
    Abbildung 1. Privatrechnung in SEMCO

    ERGEBNIS IN LEXWARE OFFICE

    1. Die Rechnung wird angelegt. Der Rechnungsstatus (z. B. "Entwurf") entspricht dabei Ihrer Einstellung in den SEMCO Unternehmensdaten.

      Rechnungsentwurf in Lexware Office
      Abbildung 2. Rechnungsentwurf in Lexware Office
    2. Die Kundendaten werden überprüft:
      • Wenn SEMCO für einen Kunden bereits Kundendaten in Lexware Office angelegt hatte, werden dessen Kontaktdaten überprüft und gegebenenfalls aktualisiert.
      • Existiert der Kunde in Lexware Office noch nicht, wird er automatisch neu angelegt.
        Wichtig:
        Ändern Sie Kundendaten immer nur in SEMCO. Die Aktualisierung der Kundendaten in Lexware Office erfolgt immer automatisch.
        Hinweis:
        In SEMCO sind in der Regel mehr Teilnehmerstammdaten hinterlegt als von Lexware Office benötigt werden. Beim Aktualisieren von Kundendaten werden nur Felder herangezogen, die es in Lexware Office ebenfalls gibt.
        Beispiel:

        Kundenprofil in Lexware Office
        Abbildung 3. Kundenprofil in Lexware Office

  2. Eine Firmenbuchung wird in SEMCO abgerechnet

    Bei der Abrechnung von Firmenbuchungen gibt es die folgenden geringfügigen Unterschiede zur Abrechnung von Privatbuchungen.

    AUSGANGSPUNKT

    Sie rechnen in SEMCO eine Firmenbuchung ab und erhalten einen Rechnungsvorschlag.

    Firmenrechnung in SEMCO
    Abbildung 4. Firmenrechnung in SEMCO

    ERGEBNIS IN LEXWARE OFFICE

    1. Die Rechnung wird angelegt. Der Rechnungsstatus (z. B. "Abgeschlossen") entspricht dabei Ihrer Einstellung in den SEMCO Unternehmensdaten.

      Firmenrechnung mit abgeschlossenem Status
      Abbildung 5. Firmenrechnung mit abgeschlossenem Status
    2. Die Firmendaten werden überprüft:
      • Wenn SEMCO für einen Firmenkunden bereits Stammdaten in Lexware Office angelegt hatte, werden dessen Daten überprüft und gegebenenfalls aktualisiert.
      • Existiert der Firmenkunde in Lexware Office noch nicht, wird er automatisch neu angelegt.
        Wichtig:
        Ändern Sie die Daten von Firmenkunden immer nur in SEMCO. Die Aktualisierung der Firmenkundendaten in Lexware Office erfolgt immer automatisch.
        Hinweis:
        In SEMCO sind in der Regel mehr Firmenstammdaten hinterlegt als von Lexware Office benötigt werden. Beim Aktualisieren von Firmenstammdaten werden nur Felder herangezogen, die es in Lexware Office gibt.
        Beispiel:

        Firmenprofil in Lexware Office
        Abbildung 6. Firmenprofil in Lexware Office
    3. Die Daten des Firmenansprechpartners werden überprüft:
      • Wenn in SEMCO ein Hauptansprechpartner für den Firmenkunden hinterlegt ist, werden dessen Daten nach Lexware Office übertragen.
        Wichtig:
        Tragen Sie in Lexware Office keine zusätzlichen Firmenansprechpartner manuell ein, da es sonst zu einem Synchronisationsfehler kommen kann.

        Hintergrund: In SEMCO ist es möglich, mehrere Ansprechpartner zu hinterlegen, während die Lexware-Office-Integration nur die Übermittlung der Daten eines Hauptansprechpartners zulässt.

  3. Eine Stornobuchung für eine in SEMCO generierte Pro-Forma-Rechnung wird angelegt

    Wenn Sie in SEMCO aufgrund eines Buchungsstornos oder einer Rechnungskorrektur eine Rechnung stornieren, wird eine Rechnungskorrektur an Lexware Office übermittelt.

    AUSGANGSPUNKT

    Sie führen in SEMCO ein Rechnungsstorno durch.

    Rechnungsstorno in SEMCO
    Abbildung 7. Rechnungsstorno in SEMCO

    ERGEBNIS IN LEXWARE OFFICE

    In Lexware Office wird automatisch eine Rechnungskorrektur für die betreffende Rechnung durchgeführt.

    Wichtig:
    Rechnungskorrekturen werden in Lexware Office als Gutschriften gebucht. Diese müssen anschließend ausbezahlt oder mit offenen Rechnungen verbucht werden.

    Rechnungskorrektur in Lexware Office
    Abbildung 8. Rechnungskorrektur in Lexware Office