Berufliche Online-Direktbuchungen verarbeiten

Berufliche Online-Direktbuchungen entstehen, wenn ein Teilnehmer für sich selbst bucht, doch die Rechnung vom Arbeitgeber beglichen wird.

Die Verarbeitung der Buchung erfolgt in 4 Schritten:

Eingang der Online-Buchung im System;
die Online-Buchung wird geprüft, abgelehnt oder akzeptiert;
die Firmendaten werden geprüft, ggfs. bearbeitet und bestätigt;
die Teilnehmerdaten werden geprüft (ggfs. bearbeitet) und der Teilnehmer wird eingebucht.

SCHRITT 1: BERUFLICHE ONLINE-DIREKTBUCHUNG GEHT EIN

Sobald eine berufliche Online-Direktbuchung eingegangen ist, sehen Sie in SEMCO:

eine neue Aufgabe in der Inbox;

Abbildung 1. Online-Buchung in der Inbox
einen neuen Eintrag in der Verarbeitungsliste für Online-Buchungen im Menüpunkt Web > Online-Buchungen > Direktbuchungen.
In dieser Liste finden Sie alle Kursanmeldungen von Einzelpersonen, die über den Online-Kurskalender auf Ihrer Webseite erfolgt sind. Standardmäßig ist die Liste so gefiltert, dass nur die Anmeldungen mit dem Status Zu bearbeiten angezeigt werden.

Abbildung 2. Verarbeitungsliste für Direktbuchungen

SCHRITT 2: BERUFLICHE ONLINE-DIREKTBUCHUNG PRÜFEN, ABLEHNEN ODER AKZEPTIEREN

Führen Sie eine (oder ggfs. mehrere) der Aktionen aus, die Ihnen in der Favoritenleiste rechts zur Verfügung stehen:
- Prüfen Sie die Informationen: Klicken Sie auf Übermittelte Informationen, um die Angaben einzusehen, die vom Teilnehmer bei der Anmeldung gemacht wurden.
  
  Abbildung 3. Webformular Teilnehmerdaten
  Klicken Sie anschließend in der Breadcrumb-Navigation von SEMCO auf Verarbeitungsliste für Direktbuchungen oder nutzen Sie die Zurück-Option Ihres Browsers, um in die Verarbeitungsliste zurückzukehren.
  ODER
- Lehnen Sie die Online-Buchung ab: Klicken Sie auf Weitere Funktionen, wählen Sie die Option Online-Buchung ablehnen und bestätigen Sie die anschließend eingeblendete Frage.
  
  Abbildung 4. Meldung nach Ablehnung einer Online-Buchung
  ODER
- Akzeptieren Sie die Online-Buchung: Klicken Sie auf Online-Buchung akzeptieren.
  Es öffnet sich das Buchungsformular mit den Daten, die Ihre Kunden im Webformular eingegeben haben.
  
  Abbildung 5. Berufliche Online-Privatbuchung - Buchungsformular
  
  Im oberen Bereich wird Ihnen angezeigt, welche Daten in das Anmeldeformular auf Ihrer Webseite eingetragen wurden. Im unteren Bereich sehen Sie zunächst einen Auszug aller bereits im System erfassten Firmen.
  In der gelben Leiste ganz unten im Formular werden Sie von SEMCO mit wichtigen Hilfestellungen unterstützt.
SCHRITT 3: FIRMENDATEN BESTÄTIGEN
Überprüfen Sie zuerst, ob die Firma bereits in Ihrem System vorhanden ist.

SEMCO unterstützt Sie dabei, indem es die Relevanz von Treffern anzeigt. Dabei wird die Firmenadresse als Hauptmerkmal genommen.
Nutzen Sie den Bereich Filter/Suche, um eine Firma schnell zu finden und klicken Sie auf Weiter.

Hinweis:
Falls die Firma noch nicht in Ihrem System existiert, klicken Sie auf Neue Firma anlegen und füllen das Firmen-Stammdatenformular aus, um die Firma im System einzurichten. Klicken Sie auch hier abschließend auf Weiter.
Gleichen Sie die vorhandenen mit den übermittelten Firmendaten ab und klicken Sie auf Alle Änderungen übernehmen, wenn Sie sie als korrekt einstufen.

Abbildung 6. Berufliche Online-Direktbuchung - Firmendaten abgleichen

Das Teilnehmer-Stammdatenformular wird von SEMCO sofort aktualisiert.
Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Es wird ein Fenster mit allen Teilnehmern eingeblendet, die zu den Eingaben im Webformular passen könnten.

Abbildung 7. Erstes Bearbeitungsformular einer Online-Privatbuchung im Backend

SCHRITT 4: TEILNEHMER EINBUCHEN
Überprüfen Sie nun, ob der Teilnehmer in Ihrem System bereits vorhanden ist.
SEMCO unterstützt Sie dabei, indem es die Relevanz von Treffern anzeigt. Dabei wird die E-Mail-Adresse des Teilnehmers als Hauptmerkmal genommen.
Hinweis:
Überprüfen Sie bei einer ergebnislosen Suche nach einem Teilnehmer auch, ob der Teilnehmer ggfs. archiviert wurde:
1. Ändern Sie die Filter-Einstellung im Feld Archivierte Teilnehmer auf ausschließlich, und führen Sie die Suche aus.
  Das System zeigt Ihnen die Liste aller archivierten Teilnehmer.
2. Wählen Sie den betreffenden Teilnehmer aus, und klicken Sie auf Weiter.
3. Klicken Sie auf den Reiter Verwaltung, und deaktivieren Sie das Kontrollfeld Teilnehmer archivieren.
Gleichen Sie dann die übermittelten Daten ab und klicken Sie auf Alle Änderungen übernehmen, wenn Sie sie als korrekt einstufen.

Abbildung 8. Onlinebuchung - Teilnehmerdaten abgleichen

Das Teilnehmer-Stammdatenformular wird von SEMCO sofort aktualisiert.
Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Das Buchungsformular öffnet sich.

Abbildung 9. Online-Privatbuchung - Buchungsformular
Klicken Sie auf Speichern, um den Teilnehmer in den Kurs einzubuchen.

Sie werden vom System direkt in die Rechnungsstellung weitergeleitet.
Erstellen Sie die Rechnung entweder sofort oder klicken Sie auf Abbrechen, um die Buchung erst später abzurechnen.

Die Buchung ist somit abgeschlossen und erscheint in der Kurshistorie des Teilnehmers sowie in der Teilnehmerliste des betreffenden Kurses.

Beim Akzeptieren und Verarbeiten einer beruflichen Online-Direktbuchung finden automatisch folgende Aktionen im System statt:

Eine neue Buchungsnummer wird generiert.
Die Kurshistorie des Teilnehmers wird um die neue Buchung erweitert.
Die Buchungshistorie der Firma des Teilnehmers wird um die neue Buchung erweitert.
Die Kursteilnehmerliste wird aktualisiert und die Anzahl der freien Plätze des gebuchten Kurses reduziert.
Für den Teilnehmer werden automatisch eine kursbezogene Buchungsbestätigung und eine Kalenderdatei erstellt und per E-Mail an ihn versendet.
Wenn die Checkbox Keine Rechnungsstellung für diese Buchung inaktiv ist, wird die Firmenbuchung zur Abrechnung freigegeben und kann entweder sofort oder später abgerechnet werden.