Online-Firmenbuchungen über Besteller verarbeiten

Bei einer Online-Firmenbuchung über Besteller bucht ein Firmenansprechpartner einen Kurs für andere Mitarbeiter seiner Firma.

Die Verarbeitung der Buchung erfolgt in 5 Schritten:

Eingang der Online-Buchung im System;
die Online-Buchung wird geprüft, abgelehnt oder akzeptiert;
die Firmendaten werden geprüft, ggfs. bearbeitet und bestätigt;
die Ansprechpartnerdaten werden geprüft, ggfs. bearbeitet und bestätigt;
die Teilnehmerdaten werden geprüft (ggfs. bearbeitet) und der/die Teilnehmer werden eingebucht.

SCHRITT 1: ONLINE-FIRMENBUCHUNG GEHT EIN

Sobald eine Online-Firmenbuchung über Besteller eingegangen ist, sehen Sie in SEMCO:

eine neue Aufgabe in der Inbox;

Abbildung 1. Online-Buchung in der Inbox
einen neuen Eintrag in der Verarbeitungsliste für Online-Firmenbuchungen im Menüpunkt Web > Online-Buchungen > Buchungen über Besteller.
In dieser Liste finden Sie alle Kursanmeldungen von Firmenansprechpartnern für Firmenmitarbeiter, die über den Online-Kurskalender auf Ihrer Webseite angelegt wurden. Standardmäßig ist die Liste so gefiltert, dass nur die Anmeldungen mit dem Status Zu bearbeiten angezeigt werden.

Abbildung 2. Verarbeitungsliste für Buchungen über Besteller

SCHRITT 2: ONLINE-FIRMENBUCHUNG PRÜFEN, ABLEHNEN ODER AKZEPTIEREN

Führen Sie eine (oder ggfs. mehrere) der Aktionen aus, die Ihnen in der Favoritenleiste rechts zur Verfügung stehen:
- Prüfen Sie die Informationen: Klicken Sie auf Übermittelte Informationen, um die Angaben einzusehen, die vom Firmenansprechpartner bei der Anmeldung gemacht wurden.
  
  Abbildung 3. Webformular Teilnehmerdaten bei Buchung über Besteller
  Klicken Sie in der Breadcrumb-Navigation von SEMCO auf Verarbeitungsliste für Direktbuchungen oder nutzen Sie die Zurück-Option Ihres Browsers, um in die Verarbeitungsliste zurückzukehren.
  ODER
- Lehnen Sie Online-Buchung ab: Klicken Sie auf Weitere Funktionen, wählen Sie die Option Online-Buchung ablehnen und bestätigen Sie die anschließend eingeblendete Frage.
  
  Abbildung 4. Meldung nach Ablehnung einer Online-Buchung
  ODER
- Akzeptieren Sie die Online-Buchung: Klicken Sie auf Online-Buchung akzeptieren.
  Es öffnet sich das Buchungsformular mit den Daten, die Ihre Kunden im Webformular eingegeben haben.
  
  Abbildung 5. Online-Firmenbuchung über Besteller - Firma im System finden
Im oberen Bereich wird Ihnen angezeigt, welche Daten in das Anmeldeformular auf Ihrer Webseite eingetragen wurden. Im unteren Bereich sehen Sie einen Auszug aller bereits im System erfassten Firmen.

SCHRITT 3: FIRMENDATEN BESTÄTIGEN
Überprüfen Sie zuerst, ob die Firma bereits in Ihrem System vorhanden ist.

SEMCO unterstützt Sie dabei, indem es die Relevanz von Treffern anzeigt. Dabei wird die Firmenadresse als Hauptmerkmal genommen.
Nutzen Sie den Bereich Filter/Suche, um eine Firma schnell zu finden und klicken Sie auf Weiter.

Hinweis:
Falls die Firma noch nicht in Ihrem System existiert, klicken Sie auf Neue Firma anlegen und füllen das Firmen-Stammdatenformular aus, um die Firma im System einzurichten. Klicken Sie auch hier abschließend auf Weiter.
Gleichen Sie die vorhandenen mit den übermittelten Firmendaten ab und klicken Sie auf Alle Änderungen übernehmen, wenn Sie sie als korrekt einstufen.

Abbildung 6. Berufliche Online-Direktbuchung - Firmendaten abgleichen

SCHRITT 4: ANSPRECHPARTNERDATEN BESTÄTIGEN

Nach Bestätigung der Firmendaten wird ein Fenster mit allen Ansprechpartnern eingeblendet, die zu den Eingaben im Webformular passen könnten.

Abbildung 7. Webformular Ansprechpartnerabgleich

Im oberen Bereich wird Ihnen angezeigt, welche Angaben zum Ansprechpartner in Anmeldeformular auf Ihrer Webseite eingetragen wurden. Im unteren Bereich sehen Sie einen Auszug aller bereits dem System bekannten Firmenansprechpartner dieser Firma.
Überprüfen Sie zuerst, ob der angegebene Ansprechpartner der Firma bereits zugeordnet ist.
SEMCO unterstützt Sie dabei, indem es die Relevanz von Treffern anzeigt. Dabei werden Vor-, Nachname sowie die Firma des Ansprechpartners als Hauptmerkmal genommen.
Hinweis:
Wenn Sie den betreffenden Ansprechpartner nicht sofort in der Liste sehen, benutzen Sie den Bereich Filter/Suche, um diesen zu finden.
- Wenn Sie den Ansprechpartner nicht finden, klicken Sie auf die Schalfläche Neuen Ansprechpartner anlegen und legen ihn im System an.
- Klicken Sie zum Schluss auf Weiter, um wieder in die Buchungsverarbeitung zu gelangen.
Klicken Sie auf Weiter.
Das Formular zum Abgleich der Ansprechpartnerdaten öffnet sich.

Abbildung 8. Ansprechpartnerdaten abgleichen
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Gleichen Sie die bereits vorhandenen Ansprechpartnerdaten mit den übermittelten ab, um sie auf Abweichungen (bspw. Tippfehler) zu prüfen und klicken Sie auf Alle Änderungen übernehmen, wenn Sie die übermittelten Daten als korrekt einstufen. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
  ODER
- Korrigieren Sie die Daten im Formular und klicken anschließend auf Weiter.
  Hinweis:
  Wenn der Ansprechpartner die Gruppenbuchung über das Firmenportal tätigt, sind die Angaben zur Firma und zum Ansprechpartner bereits bekannt und werden bei der Buchungsverarbeitung nicht erneut zur Überprüfung angeboten.
SCHRITT 5: TEILNEHMER EINBUCHEN

Eine Übersicht mit allen vom Ansprechpartner ins Webformular eingetragenen Teilnehmern öffnet sich.

Abbildung 9. Online-Firmenbuchung über Besteller: TN-Daten abgleichen
Die Übersicht enthält die folgenden Informationen:
- Im Block Daten aus Webformular werden die Daten angezeigt, die im Webformular eingetragen wurden.
- Ist ein Teilnehmer bereits im System vorhanden, werden die Daten aus dem System im Block Daten in SEMCO angezeigt.
- Ist ein Teilnehmer nicht im System vorhanden, wird er vom System angelegt, sobald Sie auf Weiter klicken.
- Ist ein Teilnehmer bereits im System vorhanden, wird aber vom System nicht gefunden, weil z. B. die Schreibweise abweicht, können Sie den Teilnehmer im System suchen und in das Formular übernehmen.
Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, je nachdem, ob die Teilnehmer vom System gefunden wurden:
- Klicken Sie auf Weiter, wenn alle Teilnehmer vom System gefunden wurden (Status: TN wurde vom System vorgeschlagen).
  ODER
- Klicken Sie auf , wenn die Teilnehmer vom System nicht gefunden wurden (Status: TN nicht gefunden). Wiederholen Sie die Suche ggfs. für andere Teilnehmer.
Die Teilnehmer wurden der Liste nun hinzugefügt.

Abbildung 10. Online-Firmenbuchung über Besteller: TN manuell hinzugefügt
Klicken Sie auf Weiter, um die Teilnehmer der Buchung nun zuzuordnen.
Sie werden automatisch ins Buchungsformular weitergeleitet. Es enthält die Daten, die der Ansprechpartner ins Webformular eingegeben hat.

Abbildung 11. Online-Firmenbuchung über Besteller: Buchungsformular
Klicken Sie auf Speichern, um die Teilnehmer in den Kurs einzubuchen.
Die Buchung ist damit abgeschlossen.

Beim Akzeptieren und Verarbeiten einer Online-Firmenbuchung über Besteller finden automatisch folgende Aktionen im System statt:

Eine neue Buchungsnummer wird generiert.
Die Teilnehmer werden dem gebuchten Kurs zugeordnet.
Die Buchungshistorie der Firma der Teilnehmer wird um die neue Buchung erweitert.
Die Kurshistorie der eingebuchten Teilnehmer wird um die neue Buchung erweitert.
Die Kursteilnehmerliste wird aktualisiert und die Anzahl der freien Plätze des gebuchten Kurses reduziert.
An die Teilnehmer werden Einladungen zum gebuchten Kurs mit einer Kalenderdatei automatisch per E-Mail versendet.
Für den Ansprechpartner wird eine Buchungsbestätigung automatisch erstellt und per E-Mail an ihn versendet.
Wenn die Checkbox Keine Rechnungsstellung für diese Buchung inaktiv ist, wird die Firmenbuchung zur Abrechnung freigegeben und kann entweder sofort oder später abgerechnet werden