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Use Cases
Passen Sie SEMCO an die Abläufe in Ihrem Unternehmen an – von Kursformaten über Sonderpreise bis zu Abrechnungswegen und Teilnehmerverwaltung.
Automatische Buchungsverarbeitung und Rechnungsstellung für Portale
Buchungen aus dem Teilnehmer- oder Firmenportal werden ohne manuellen Eingriff akzeptiert und abgerechnet; für Gastformulare gilt das nicht.

Use Cases
Passen Sie SEMCO an die Abläufe in Ihrem Unternehmen an – von Kursformaten über Sonderpreise bis zu Abrechnungswegen und Teilnehmerverwaltung.
- Abweichende Rechnungsadressen
  Rechnungen gehen wahlweise an eine andere Adresse als die Stammdaten vorgeben – einmalig für eine Buchung oder dauerhaft für alle weiteren Buchungen.
- Automatische Bereitstellung von Teilnahmedokumenten
  Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate gehen am Kursende automatisch an die Teilnehmer oder stehen im Teilnehmerportal zum Herunterladen bereit.
- Automatische Buchungsverarbeitung und Rechnungsstellung für Portale
  Buchungen aus dem Teilnehmer- oder Firmenportal werden ohne manuellen Eingriff akzeptiert und abgerechnet; für Gastformulare gilt das nicht.
  - Automatische Buchungsverarbeitung aktivieren
  - Automatische Rechnungserstellung aktivieren
- Benachrichtigungen im Kurs
  Verschicken Sie kursbezogene Informationen und Dokumente jederzeit an Teilnehmer, Trainer und Ansprechpartner, unabhängig von den Buchungsdokumenten.
- Bestellungen
  Mit Bestellungen fassen Sie Kurse zusammen, die ein Kunde auf einmal bucht, und rechnen sie unter einer gemeinsamen Bestellnummer gemeinsam ab.
- Checklisten
  Checklisten überwachen die Fristen vordefinierter Aufgaben im Kursverlauf und dokumentieren, wer welche Aufgabe wann erledigt hat.
- Einzeltermine
  Kurse, die an nicht aufeinanderfolgenden Tagen oder zu wechselnden Uhrzeiten stattfinden, bekommen einzelne Termine statt eines durchgehenden Zeitraums.
- E-Rechnungen
  Firmenrechnungen erstellen und versenden Sie als ZUGFeRD oder XRechnung – die seit Januar 2025 verpflichtenden Formate für den Geschäftsverkehr.
- Förderungsmaßnahmen
  Bilden Sie von Agenturen für Arbeit und Jobcentern geförderte Weiterbildungen ab – mit Maßnahmenummern, zuständigen Sachbearbeitern und Kundennummern.
- Frühbucherpreise
  Bieten Sie einen Kurs bis zu einem Stichtag zu einem günstigeren Preis an; der Frühbucherpreis wirkt online, im System und in den Dokumenten.
- Hybrid-Kurse
  Bei Hybrid-Kursen nehmen Teilnehmer wahlweise vor Ort oder online teil; jede Buchung legt eine der beiden Teilnahmearten fest, beides zugleich geht nicht.
- Kalenderdateien und Kalender-Abonnement
  Kurstermine verschickt SEMCO als ICS-Datei oder hält sie über ein Kalender-Abonnement für Hauptbenutzer, Trainer und Veranstaltungsorte aktuell.
- Kontingentkurse
  Ein Kontingentkurs umfasst eine feste Zahl von Unterrichtseinheiten; Trainer melden geleistete Stunden zurück, SEMCO überwacht das Restkontingent.
- Maschinelle Importe
  Firmen-, Ansprechpartner- und Teilnehmerdaten übernehmen Sie per Datei nach SEMCO, statt sie einzeln einzugeben – auch als Aktualisierung bestehender Daten.
- Ratenzahlungen
  Verteilen Sie einen Rechnungsbetrag auf mehrere Raten mit eigenen Fälligkeiten – wahlweise schon im Kursformular geplant oder erst bei der Rechnungsstellung.
- Rentabilitätsbericht
  Erfassen Sie Kurskosten neben den Umsätzen und werten Sie den erzielten Gewinn wahlweise je Kurs, je Kurskategorie oder je Geschäftsbereich aus.
- Rückmeldungen
  Trainer melden Arbeitszeiten, Tätigkeiten und Teilnehmeranwesenheiten periodisch zurück; administrative Mitarbeiter prüfen und geben sie frei.
- Sprachtraining
  Verwalten Sie Sprachkurse mit GER-Niveaus, sprachenbezogenen Trainer- und Teilnehmerdaten sowie Einstufungstests und Prüfungsergebnissen.
- Trainerhonorarabrechnung
  Rechnen Sie Honorare freier Trainer in SEMCO ab – per Gutschrift, per Timesheet oder auf Basis der Rechnungen, die Trainer selbst erstellen.
- Wartelisten
  Wenn ein Kurs ausgebucht ist, tragen sich Interessenten auf eine Warteliste ein und rücken nach, sobald Plätze frei werden – so geht keine Anfrage verloren.
- Zahlungsmanagement
  Behalten Sie offene Rechnungen in der OP-Liste im Blick, erfassen Sie Zahlungseingänge und verschicken Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
- Zertifizierungen
  Legen Sie Zertifizierungsarten an, erfassen Sie Prüfungsergebnisse und lassen Sie SEMCO überwachen, wann die Gültigkeit eines Zertifikats abläuft.

Automatische Buchungsverarbeitung und Rechnungsstellung für Portale

Buchungen aus dem Teilnehmer- oder Firmenportal werden ohne manuellen Eingriff akzeptiert und abgerechnet; für Gastformulare gilt das nicht.

Hinweis:

Die Automatische Buchungsverarbeitung und Rechnungsstellung für Portale steht Ihnen ab der SEMCO-Version 8.0 zur Verfügung.

SEMCO ermöglicht es Ihnen, Buchungen über Teilnehmer- und/oder Firmenportale automatisch verarbeiten zu lassen und die Rechnungsstellung für solche Buchungen zu automatisieren.

Diese Funktion steht nicht für Buchungen über Gastformulare zur Verfügung.

Voraussetzung für die Nutzung

Diese Funktion kann in Absprache mit dem SEMCO-Support in Ihr System eingespielt werden.

Einrichtung und Nutzung

In diesem Anwendungsleitfaden erfahren Sie, wie Sie:

Hinweis:

Dieser Use Case setzt Kenntnisse über die grundlegende Bedienung von SEMCO voraus. Es werden nur neue Felder und neue Funktionalitäten erklärt, die direkt mit der in diesem Kapitel beschriebenen Funktion im Zusammenhang stehen.

Anmerkung:

Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir bei SEMCO für Personenbezeichnungen und personenbezogene Hauptwörter das generische Maskulinum. Die verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich – sofern nicht anders kenntlich gemacht – auf alle Geschlechter.