Automatische Rechnungserstellung aktivieren

Die automatische Rechnungsstellung kann pro Kurs aktiviert werden. Sie können also für jeden Kurs steuern, ob Buchungen über das Teilnehmer- oder Firmenportal automatisch oder manuell abgerechnet werden sollen.
Hinweis:
Für Portal-Buchungen kann diese Funktion sowohl mit Zahlungen auf Rechnung als auch mit Online-Zahlungen genutzt werden.

Zur Aktivierung der Funktion gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie über Kursverwaltung > Kursübersicht die Liste aller Kurse.
  2. Finden Sie in der Liste den betreffenden Kurs und klicken Sie auf Icon Kursdaten bearbeiten Kursdaten bearbeiten.
  3. Aktivieren Sie im Kursformular die Checkbox Online-Anmeldungen automatisch abrechnen.

    Kursformular-Checkbox für die automatische Rechnungsstellung
    Abbildung 1. Kursformular-Checkbox für die automatische Rechnungsstellung
  4. Speichern Sie das Kursformular.
Ab jetzt werden Portal-Buchungen für diesen Kurs vom System automatisch abgerechnet.

BEISPIEL: Ablauf der automatischen Rechnungserstellung
  1. Sobald eine neue Portal-Buchung akzeptiert wird, erscheint diese in der Liste der abrechenbaren Firmen- oder Teilnehmerbuchungen. Sie müssen an dieser Stelle allerdings nichts unternehmen, da sie vom System automatisch abgerechnet wird.

    Abrechenbare Firmenbuchungen
    Abbildung 2. Abrechenbare Firmenbuchungen

  2. Nachdem die Rechnung für die betreffende Portal-Buchung erstellt wurde, wird eine E-Mail mit der Rechnung an den Besteller automatisch versendet.

    E-Mail mit Rechnung
    Abbildung 3. E-Mail mit Rechnung

    Rechnung
    Abbildung 4. Rechnung
  3. Anschließend finden Sie die Rechnung zum Herunterladen in der Liste aller Firmenbuchungen und in der Buchungshistorie der Firma.

    Sollte es sich um eine private Teilnehmerbuchung handeln, finden Sie die Rechnung in der Kurshistorie des Teilnehmers oder in der Teilnehmerliste beim betreffenden Kurs.


    Rechnung in der Buchungshistorie der Firma
    Abbildung 5. Rechnung in der Buchungshistorie der Firma