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Use Cases
Passen Sie SEMCO an die Abläufe in Ihrem Unternehmen an – von Kursformaten über Sonderpreise bis zu Abrechnungswegen und Teilnehmerverwaltung.
Hybrid-Kurse
Bei Hybrid-Kursen nehmen Teilnehmer wahlweise vor Ort oder online teil; jede Buchung legt eine der beiden Teilnahmearten fest, beides zugleich geht nicht.

Use Cases
Passen Sie SEMCO an die Abläufe in Ihrem Unternehmen an – von Kursformaten über Sonderpreise bis zu Abrechnungswegen und Teilnehmerverwaltung.
- Abweichende Rechnungsadressen
  Rechnungen gehen wahlweise an eine andere Adresse als die Stammdaten vorgeben – einmalig für eine Buchung oder dauerhaft für alle weiteren Buchungen.
- Automatische Bereitstellung von Teilnahmedokumenten
  Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate gehen am Kursende automatisch an die Teilnehmer oder stehen im Teilnehmerportal zum Herunterladen bereit.
- Automatische Buchungsverarbeitung und Rechnungsstellung für Portale
  Buchungen aus dem Teilnehmer- oder Firmenportal werden ohne manuellen Eingriff akzeptiert und abgerechnet; für Gastformulare gilt das nicht.
- Benachrichtigungen im Kurs
  Verschicken Sie kursbezogene Informationen und Dokumente jederzeit an Teilnehmer, Trainer und Ansprechpartner, unabhängig von den Buchungsdokumenten.
- Bestellungen
  Bucht ein Kunde mehrere Kurse auf einmal, fasst eine Bestellung sie unter einer gemeinsamen Bestellnummer zusammen und rechnet sie zusammen ab.
- Checklisten
  Checklisten überwachen die Fristen vordefinierter Aufgaben im Kursverlauf und dokumentieren, wer welche Aufgabe wann erledigt hat.
- Einzeltermine
  Kurse, die an nicht aufeinanderfolgenden Tagen oder zu wechselnden Uhrzeiten stattfinden, bekommen einzelne Termine statt eines durchgehenden Zeitraums.
- E-Rechnungen
  Firmenrechnungen erstellen und versenden Sie als ZUGFeRD oder XRechnung – die seit Januar 2025 verpflichtenden Formate für den Geschäftsverkehr.
- Förderungsmaßnahmen
  Bilden Sie von Agenturen für Arbeit und Jobcentern geförderte Weiterbildungen ab – mit Maßnahmenummern, zuständigen Sachbearbeitern und Kundennummern.
- Frühbucherpreise
  Bieten Sie einen Kurs bis zu einem Stichtag zu einem günstigeren Preis an; der Frühbucherpreis wirkt online, im System und in den Dokumenten.
- Hybrid-Kurse
  Bei Hybrid-Kursen nehmen Teilnehmer wahlweise vor Ort oder online teil; jede Buchung legt eine der beiden Teilnahmearten fest, beides zugleich geht nicht.
- Kalenderdateien und Kalender-Abonnement
  Kurstermine verschickt SEMCO als ICS-Datei oder hält sie über ein Kalender-Abonnement für Hauptbenutzer, Trainer und Veranstaltungsorte aktuell.
- Kontingentkurse
  Ein Kontingentkurs umfasst eine feste Zahl von Unterrichtseinheiten; Trainer melden geleistete Stunden zurück, SEMCO überwacht das Restkontingent.
- Maschinelle Importe
  Firmen-, Ansprechpartner- und Teilnehmerdaten übernehmen Sie per Datei nach SEMCO, statt sie einzeln einzugeben – auch als Aktualisierung bestehender Daten.
- Ratenzahlungen
  Verteilen Sie einen Rechnungsbetrag auf mehrere Raten mit eigenen Fälligkeiten – wahlweise schon im Kursformular geplant oder erst bei der Rechnungsstellung.
- Rentabilitätsbericht
  Erfassen Sie Kurskosten neben den Umsätzen und werten Sie den erzielten Gewinn wahlweise je Kurs, je Kurskategorie oder je Geschäftsbereich aus.
- Rückmeldungen
  Trainer melden Arbeitszeiten, Tätigkeiten und Teilnehmeranwesenheiten periodisch zurück; administrative Mitarbeiter prüfen und geben sie frei.
- Sprachtraining
  Verwalten Sie Sprachkurse mit GER-Niveaus, sprachenbezogenen Trainer- und Teilnehmerdaten sowie Einstufungstests und Prüfungsergebnissen.
- Trainerhonorarabrechung
  Rechnen Sie Trainer ab, die als Subunternehmer arbeiten – per eigener Rechnung des Trainers, per Gutschrift oder auf Timesheet-Basis.
- Wartelisten
  Wenn ein Kurs ausgebucht ist, tragen sich Interessenten auf eine Warteliste ein und rücken nach, sobald Plätze frei werden – so geht keine Anfrage verloren.
- Zahlungsmanagement
  Behalten Sie offene Rechnungen in der OP-Liste im Blick, erfassen Sie Zahlungseingänge und verschicken Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
- Zertifizierungen
  Legen Sie Zertifizierungsarten an, erfassen Sie Prüfungsergebnisse und lassen Sie SEMCO überwachen, wann die Gültigkeit eines Zertifikats abläuft.

Hybrid-Kurse

Bei Hybrid-Kursen nehmen Teilnehmer wahlweise vor Ort oder online teil; jede Buchung legt eine der beiden Teilnahmearten fest, beides zugleich geht nicht.

Hinweis:

Die in diesem Use Case beschriebene Funktionalität steht Ihnen ab der SEMCO Version 8.0 in unserem Standard-Auslieferungssystem zur Verfügung und kann in Absprache mit unserem Support in Ihr System eingespielt werden.

Hybrid-Kurse sind Präsenzveranstaltungen, an denen Teilnehmer gleichzeitig auch online teilnehmen können. Wenn Sie einen Kurs sowohl für die Präsenz- als auch für die Online-Teilnahme anbieten möchten, erfordert dies eine spezielle Abbildung im Verwaltungssystem.

Im SEMCO-Auslieferungssystem können Sie standardmäßig jedem Kurs einen Veranstaltungsort zuordnen. Mithilfe der Hybrid-Kurse-Erweiterung lässt sich einem Kurs zusätzlich ein Webinar-Raum zuweisen und entsprechend verwalten.

Wichtig:

Ein Teilnehmer kann sich entweder für die Online-Teilnahme oder für die Teilnahme vor Ort anmelden. Eine Anmeldung für beide Teilnamearten gleichzeitig ist nicht möglich.

Wichtig:

Wartelisten sind für Hybrid-Kurse nicht erlaubt.

In diesem Use Case erfahren Sie:

Außerdem erfahren Sie, welche Dokumente und Inbox-Meldungen im Zusammenhang mit Hybrid-Kursen angepasst bzw. neu eingeführt wurden.

Hinweis:

Dieser Use Case setzt Kenntnisse über die grundlegende Bedienung von SEMCO voraus. Es werden nur neue Felder und neue Funktionalitäten erklärt, die direkt mit der nachstehend beschriebenen Funktion im Zusammenhang stehen.

Anmerkung:

Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir bei SEMCO für Personenbezeichnungen und personenbezogene Hauptwörter das generische Maskulinum. Die verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich – sofern nicht anders kenntlich gemacht – auf alle Geschlechter.