Automatische Buchungsverarbeitung aktivieren

Die automatische Buchungsverarbeitung kann pro Kurs aktiviert werden. Sie können also für jeden Kurs steuern, ob Buchungen über das Teilnehmer- oder Firmenportal automatisch oder manuell akzeptiert werden sollen.

Zur Aktivierung der Funktion gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie über Kursverwaltung > Kursübersicht die Liste aller Kurse.
  2. Finden Sie in der Liste den betreffenden Kurs und klicken Sie auf Icon Kursdaten bearbeiten Kursdaten bearbeiten.
  3. Aktivieren Sie im Kursformular die Checkbox Online-Anmeldungen automatisch akzeptieren.

    Kursformular-Checkbox für die automatische Verarbeitung von Online-Anmeldungen
    Abbildung 1. Kursformular-Checkbox für die automatische Verarbeitung von Online-Anmeldungen
  4. Speichern Sie das Kursformular.
Ab jetzt werden Portal-Buchungen für diesen Kurs vom System automatisch bestätigt.

BEISPIEL: Ablauf der automatischen Buchungsverarbeitung
  1. Ein Firmenansprechpartner meldet sich im Firmenportal an und bucht einen Kurs für seine Mitarbeiter.

    Startseite im Firmenportal
    Abbildung 2. Startseite im Firmenportal

    Buchungsformular im Firmenportal
    Abbildung 3. Buchungsformular im Firmenportal
2. Nachdem die Buchung im Portal abgeschickt wurde, erscheint sie in der Verarbeitungsliste für Buchungen über Besteller. Sie müssen an dieser Stelle allerdings nichts unternehmen, da sie vom System automatisch akzeptiert wird.

Verarbeitungsliste für Firmenbuchungen
Abbildung 4. Verarbeitungsliste für Firmenbuchungen
Wichtig:
Wenn eine Online-Buchung nicht verarbeitet werden kann (z. B. wegen eines Duplikats), wird sie aus der automatischen Verarbeitung ausgeschlossen und muss nachträglich manuell akzeptiert werden.
3. Sobald die Buchung akzeptiert wurde, wird die E-Mail mit der Buchungsbestätigung an den Besteller automatisch versendet.

E-Mail mit Buchungsbestätigung
Abbildung 5. E-Mail mit Buchungsbestätigung

Buchungsbestätigung
Abbildung 6. Buchungsbestätigung
4. Anschließend finden Sie die neue Buchung in der Liste aller Firmenbuchungen und in der Buchungshistorie der Firma. In diesen Listen können Sie nach Bedarf jederzeit die Buchungsbestätigung herunterladen oder an den Besteller erneut verschicken.

Liste der Firmenbuchungen mit neuer Buchung
Abbildung 7. Liste der Firmenbuchungen mit neuer Buchung
5. Die Teilnehmer wurden auch in den betreffenden Kurs eingebucht, wie in der Kursteilnehmerliste ersichtlich ist.

Kursteilnehmerliste
Abbildung 8. Kursteilnehmerliste