Version 8.0

SEMCO wurde am 07.03.2025 durch ein neues Release aktualisiert und erweitert. Lesen Sie, welche neue Funktionen ab der SEMCO-Version 8.0 zur Verfügung stehen:

Kursverwaltung
Buchungsverarbeitung und Kommunikation
Trainerhonorarabrechnungen
Rechnungswesen
Zahlungsmanagement
E-Rechnungen

KURSVERWALTUNG

Veranstaltungsarten

Das Management von Veranstaltungsarten wurde verbessert.

Es werden standardmäßig die Veranstaltungsarten Präsenz und Live-Online angeboten.
Wenn die Moodle-Schnittstelle aktiv ist, werden zusätzlich Veranstaltungsarten für Blended Learning und Selbstlernkurse angeboten.
Wenn die Erweiterung Hybrid-Kurse aktiv ist, wird zusätzlich die Veranstaltungsart Hybrid angeboten.

Im Kursformular werden diese Veranstaltungsarten zur Auswahl in einem Drop-down-Menü dargestellt.

Es wird außerdem der neue Veranstaltungsort Webinar angeboten.

Wenn die Veranstaltungsart Live-Online ausgewählt ist, werden die Raumtypen Zoom, edudip und MS Teams angeboten. Für Kunden, die andere Webinarprogramme einsetzen, wurde der neue Raumtyp Webinar eingerichtet. Analog wie bei MS Teams wird ein Feld angeboten, in das ein Link zum Meeting eingetragen werden kann. Dieser kann mit der Buchungsbestätigung versendet werden.

Mehr zu den Änderungen in der Kursverwaltung wird in unserer Dokumentation Alles rund um Kurse, Hybrid-Kurse und Moodle-Integration veröffentlicht.

Frühbucherpreise

Im Kursformular ist es möglich einen Frühbucherpreis zu erfassen. Ihre Kunden können leicht erkennen, ob ein Kurs zum reduzierten Preis buchbar ist. Sie verwalten, bis wann der Frühbucherpreis gilt.

Die Lösung berücksichtigt alle Aspekte rund um die Preise, wie die Anzeige im Kurskalender und in der Online-Zahlung, die Rechnungsstellung, als auch die Anzeige auf den Dokumenten und E-Mails. Sie erhalten eine erhöhte Flexibilität in der Preisgestaltung für Ihre Kunden.

Abbildung 1. Frühbucherpreise im Kurskalender

Mehr zu dieser Erweiterung wird in unserem Use Case Frühbucherpreise.

Kursstorno

Um einen Kurs zu stornieren, steht in der Kursübersicht für jeden Kurs die neue Funktion Kurs stornieren zur Verfügung. Dabei können Sie auswählen, ob Benachrichtigungen an Trainer und Benachrichtigungen an Besteller und Teilnehmer versendet werden sollen.

Der Status storniert wurde aus dem Kursformular herausgenommen.

Mehr zu den Änderungen in der Kursverwaltung wird in unserem Quick Start Guide Alles rund um Kurse.

BUCHUNGSVERARBEITUNG UND KOMMUNIKATION

Automatische Buchungsverarbeitung und Rechnungsstellung

Buchungen, die über SEMCO-Portale getätigt wurden, können automatisch akzeptiert und anschließend automatisch abgerechnet werden. Durch die Automatisierung wird der Verwaltungsaufwand reduziert.

Mehr zu dieser Erweiterung wird in unserem Use Case Automatische Buchungsverarbeitung und Rechnungsstellung veröffentlicht.

Buchungsbestätigung

Buchungsbestätigungen für Buchungen über Besteller werden automatisch versandt, sobald der erste Teilnehmer der betreffenden Buchung hinzugefügt wurde.

In der E-Mail mit der Buchungsbestätigung wird jetzt auch der Kursort angezeigt, sofern es sich um eine Präsenzveranstaltung handelt.

Abbildung 3. Kursort in der Buchungsbestätigung

Teilnehmer, Trainer und Ansprechpartner im Kurs benachrichtigen

Für Benachrichtigungen gibt es in der Kursübersicht je Kurs eine neue Funktion Teilnehmer benachrichtigen. Im Formular kann aus der Liste der Teilnehmer und der Liste der Trainer ausgewählt werden, an wen die Benachrichtigung versendet werden soll. Nach Bedarf können auch die Ansprechpartner benachrichtigt werden.

Für die Nachricht werden mehr Formatierungsmöglichkeiten (HTML-Formatierung) angeboten, und es ist möglich, Anhänge zu verschicken.

Abbildung 4. Formatierungsoptionen für Benachrichtigungen im Kurs

Mehr zu dieser Erweiterung wird in unserem Use Case Benachrichtigungen im Kurs veröffentlicht.

Automatische Bereitstellung von Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten

Für den Versand der Teilnahmedokumente gibt es in der Kursübersicht je Kurs eine neue Funktion für den Versand der Teilnahmebescheinigungen/Zertifikate.

Mehr zu dieser Erweiterung wird in unserem Use Case Automatische Bereitstellung von Teilnahmedokumenten veröffentlicht.

TRAINERHONORARABRECHNUNGEN

Bisher konnten mit SEMCO für die auf Honorarbasis arbeitenden Trainer Projektverträge automatisch generiert werden, sobald ein Trainer einem Kurs zugeordnet wurde.

Nun können mit SEMCO auch Honorarabrechnungen oder -gutschriften generiert werden. Das reduziert den Verwaltungsaufwand, sowohl für die Trainer, da nun Honorarabrechnungen mit einem Knopfdruck erstellt werden und für das Backoffice bei der späteren Rechnungseingangsprüfung.

Mehr zu dieser Erweiterung wird in unserem Use Case Trainerhonorarabrechnungen veröffentlicht.

RECHNUNGSWESEN

Externe Rechnungsstellung für Buchungen

Bei den Teilnehmerbuchungen und Firmenbuchungen wurde ein neues Ankreuzfeld aufgenommen. Buchungen, welche nicht abgerechnet werden sollen, werden als solche markiert und tauchen nicht mehr in der Liste der abrechenbaren Buchungen auf.

Mehr zu den Änderungen in der Kursverwaltung wird in unserem Quick Start Guide Firmen- und Teilnehmerbuchungen veröffentlicht.

Alle Rechnungen an eine zusätzliche E-Mail-Adresse verschicken

Alle Rechnungen, die an Privatzahler oder Firmenkunden ausgestellt werden, können zusätzlich an eine weitere Adresse verschickt werden (z. B. an die eigene Buchhaltung, an ein Programm wie DATEV Unternehmen Online zur direkten Weiterverarbeitung oder direkt an den Steuerberater). Für die zusätzliche Adresse wurde ein neues Feld in den Unternehmensdaten eingefügt.

Mehr zu den Änderungen in der Kursverwaltung wird in unserem Quick Start Guide Grundeinstellungen veröffentlicht.

Abweichende Rechnungsadressen

Es besteht die Möglichkeit, Rechnungen an eine abweichende Rechnungsadresse und/oder Rechnungs-E-Mail-Adresse auszustellen. Dafür werden neue Felder im Online-Buchungsformular sowie im Backend bereitgestellt.

Die abweichende Rechnungsadresse wird bei der Buchungserfassung und bei der späteren Rechnungsstellung berücksichtigt.

Mehr zu dieser Erweiterung wird in unserem Use Case Abweichende Rechnungsadressen veröffentlicht.

ZAHLUNGSMANAGEMENT

Mit dieser neuen Erweiterung werden alle in SEMCO erstellten Rechnungen in einer offenen Postenliste überwacht.

Zahlungseingänge können dort erfasst werden, wodurch Rechnungen ausgeglichen werden. Überfällige Rechnungen können gemahnt werden. Bei Bedarf unterstützt Sie das System zudem beim Mahnwesen mit mehreren konfigurierbaren Mahnstufen.

Mehr zu dieser Erweiterung wird in unserem Use Case Zahlungsmanagement veröffentlicht.

E-RECHNUNGEN

Anlässlich der Pflicht zur E-Rechnung (seit 1. Januar mit Übergangsfrist bis Ende 2026) haben wir SEMCO 8.0 für die digitale Rechnungsstellung fit gemacht: Standardmäßig können Sie Ihre Rechnungen jetzt auch im ZUGFeRD-Format und als XRechnung (XML-Format) erstellen und übermitteln – ein wichtiger Schritt in Richtung digitalisierter Geschäftsprozesse.

Mehr zu dieser Erweiterung wird in unserem Use Case E-Rechnungen veröffentlicht.