Version 8.2

SEMCO 8.2 wird laufend erweitert – von QR-Rechnungen über Zwei-Faktor-Authentifizierung bis zur LMS-Einbindung, jeweils mit Datum der Verfügbarkeit.

In der nachstehenden Tabelle sind alle neuen Funktionen aufgeführt, die Ihnen in der SEMCO-Version 8.2 zur Verfügung stehen. Das jeweilige Veröffentlichungsdatum gibt an, ab wann die Funktion verfügbar ist.

Kurzbeschreibung der neuen Funktionen:

1. RECHNUNG MIT QR-CODE FÜR DIE ÜBERWEISUNG

Ab der SEMCO-Version 8.2 haben Sie die Möglichkeit, auf Ihren Rechnungen zusätzlich einen QR-Code abzubilden, über den Rechnungsempfänger die Rechnung mühelos durch Einscannen via Banking-App bezahlen können. Der QR-Code enthält alle für eine Überweisung relevanten Daten für die Banking-App des Zahlenden.

Überblick

• Für die Rechnungserstellung stehen Ihnen im Geschäftsbetrieb folgende Optionen zur Verfügung:
  • Rechnungen ohne QR-Code generieren
  • QR-Code nur auf Firmenrechnungen abbilden
  • QR-Code nur auf Privatrechnungen abbilden
  • QR-Code auf allen Rechnungen abbilden

• Auf den Rechnungen wird der QR-Code zum Einscannen rechts neben Ihren Bankdaten abgebildet.
• Bei Rechnungen mit Ratenzahlung wird der Betrag in der Banking-App nicht vorausgefüllt und muss manuell eingetragen werden.

Weiterführende Informationen zu QR-Codes für Überweisungen finden Sie in den SEMCO Grundeinstellungen und in den Details zum betreffenden Rechnungsdokument.

2. QR-RECHNUNGEN (SCHWEIZ/LIECHTENSTEIN)

Ab der SEMCO-Version 8.2. stehen Ihnen standardmäßig QR-Rechnungen zur Verfügung, wenn Sie Rechnungen für den Schweizer oder Liechtensteiner Zahlungsverkehr generieren.

Überblick

• In den Bankdaten wurden zwei neue Felder hinzugefügt, in denen die QR-IBAN und ggfs. die BESR-ID zu hinterlegen ist.
• Im Formular zur Rechnungserstellung ist die neue Checkbox QR-Rechnung erstellen automatisch aktiviert, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
  • in den Unternehmensdaten ist ein Schweizer oder Liechtensteiner Bankkonto mit QR-IBAN und ggfs. BESR-ID hinterlegt; und
  • beim Rechnungsempfänger wurde eine Adresse in der Schweiz oder in Liechtenstein angegeben.
• SEMCO generiert QR-Rechnungen für Privatbuchungen und für Firmenbuchungen.

• Jedes Rechnungsdokument ist zweiseitig und enthält auf Seite 2 alle verpflichtenden Bestandteile einer QR-Rechnung im Klartext und im QR-Code: Rechungssteller, Rechnungsempfänger, Zahlungsbetrag und – sofern eine QR-IBAN verwendet wurde – die Referenz.

• Bei Rechnungen mit Ratenzahlung wird der Betrag nicht aufgedruckt und ist nicht im QR-Code kodiert. In der Banking-App muss er dann manuell eingetragen werden.

Weiterführende Informationen zu QR-Rechnungen für die Schweiz und Liechtenstein finden Sie in unserer Dokumentation zu den Unternehmensdaten, zur Rechnungserstellung (Firmen- und Privatrechnungen) und zu eingerichteten Dokumenten.

3. ZWEI-FAKTOR-AUTHENTIFIZIERUNG (2FA)

Ab der SEMCO-Version 8.2 kann die Zwei-Faktor-Authentifizierung in Ihr System eingespielt werden.

Überblick

• Die Zwei-Faktor-Authentifizierung gilt nach der Aktivierung für alle Backend-Benutzer Ihres SEMCO-Systems.
• Beliebigen Browsern kann ein Vertrauensstatus zugewiesen und wieder aberkannt werden.
• Benutzer können die Zwei-Faktor-Authentifizierung bei Bedarf zurücksetzen, um eine Neueinrichtung zu erzwingen.
• Benutzer mit administrativen Berechtigungen können die Zwei-Faktor-Authentifizierung auch für andere Benutzer in der Benutzerliste zurücksetzen, um eine Neueinrichtung zu erzwingen.

Die Aktivierung und Nutzung der Zwei-Faktor-Authentifizierung mit SEMCO erfolgt über eine Authenticator-App, wie sie in gängigen App-Stores erhältlich ist.

Anschließend lässt sich die Zwei-Faktor-Authentifizierung im neu eingerichteten Menü Mein Konto konfigurieren und zurücksetzen.

Weiterführende Informationen und eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung finden Sie in unserer Dokumentation über die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

4. LMS-EINBINDUNG FÜR E-LEARNING-KURSE

Ab der SEMCO-Version 8.2 können neben Moodle-Kursen (siehe Moodle-Integration) auch E-Learning-Kurse verwaltet werden, die in anderen Learning-Management-Systemen (LMS) angelegt sind.

Überblick

• Im Kursformular steht die Option LMS als Veranstaltungsort zur Verfügung.
• Im Online-Kurskalender wird bei Blended-Learning-Kursen darauf hingewiesen, dass ein begleitender E-Learning-Zugang zum Kurs dazugehört.
• Für reine E-Learning-Kurse wird ein separater Online-Kurskalender bereitgestellt.
• Alle Blended-Learning- und E-Learning-Kurse und deren Teilnehmer lassen sich mithilfe der neuen Menüs E-Learning-Kurse und Teilnehmer-Freischaltungen übersichtlich verwalten.
• Die von SEMCO automatisch generierten Dokumente und E-Mails enthalten die Daten zum E-Learning-Freischaltungszeitraum, den Sie in SEMCO hinterlegt haben.

Weiterführende Informationen finden Sie in unserem Anwendungsleitfaden für die LMS-Einbindung.

5. MOODLE-FREISCHALTUNG ERST NACH ZAHLUNG

Ab der SEMCO-Version 8.2 haben Sie die Möglichkeit, die Freischaltung eines Moodle-Kurses an die Bezahlung der Kursgebühr zu knüpfen.

Überblick

• Die Einstellung kann flexibel auf Unternehmens-, Kurs- oder Buchungsebene in einem Drop-down-Menü vorgenommen werden.
• Sie wählen aus, ob Teilnehmer sofort freigeschaltet werden können – oder ob die an die Zahlung gebundene Freischaltung für alle Buchungsarten, nur für Firmen- oder nur für Privatbuchungen gelten soll.
• Je nach Einstellung erfolgt die Freischaltung dann sofort oder nachdem die Zahlung in SEMCO verbucht ist.
• Teilnehmer erhalten die Zugangsinformationen zum Moodle-Kurs automatisch, sobald ihre Freischaltung erfolgt.

6. AUTOMATISCHES SPERREN VON INAKTIVEN MOODLE-NUTZERN

Ab der SEMCO-Version 8.2 können Sie Benutzerkonten von Teilnehmern an Moodle-Kursen automatisch über SEMCO in Moodle sperren lassen, sobald der von den Teilnehmern gebuchte Freischaltungszeitraum abgelaufen ist.

Überblick

• Über eine Checkbox in den Unternehmensdaten aktivieren Sie die Funktion einmalig.
• SEMCO prüft täglich, bei welchen Teilnehmern der Freischaltungszeitraum für Moodle abgelaufen ist und sperrt sie daraufhin automatisch in Moodle.
• Bucht ein Teilnehmer mit gesperrtem Moodle-Konto zu einem späteren Zeitpunkt erneut einen Kurs, wird sein Moodle-Konto automatisch wieder aktiviert.
• In einem filterbaren Moodle-Nutzerbericht können Sie jederzeit erkennen, welche Nutzer aktuell gesperrt sind.

Weiterführende Informationen finden Sie in unserem Anwendungsleitfaden für die automatische Sperrung inaktiver Moodle-Nutzer.

7. KEIN ÜBERSCHREIBEN VON ABWEICHENDEN E-MAIL-ADRESSEN

Ab der SEMCO-Version 8.2 lässt sich bei Firmenbuchungen verhindern, dass ein Firmenansprechpartner beim Buchen versehentlich eine unerwünschte abweichende E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand einträgt.

Überblick

• In den Firmenstammdaten wurde auf der Registerkarte Rechnungsangaben die Checkbox Überschreiben der E-Mail-Adresse bei Buchungen verhindern hinzugefügt.
• Ist die Funktion aktiv, müssen Firmenansprechpartner bei Buchungsvorgängen jedes Mal aktiv bestätigen, ob sie die hinterlegte E-Mail-Adresse abändern möchten.

Weiterführende Informationen finden Sie in der Beschreibung der Registerkarte Rechnungsangaben im Anwendungsleitfaden zur Firmenverwaltung.

8. TEILNEHMER NACHTRÄGLICH IN BEENDETE KURSE EINBUCHEN

Ab der SEMCO-Version 8.2 besteht die Möglichkeit, Teilnehmer in bereits beendete Kurse einzubuchen, wenn beispielsweise nachträgliche Anmeldungen oder Korrekturen im System erfasst werden müssen.

Überblick

• Die Vorgehensweise entspricht weitgehend der zum Anlegen einer neuen Firmenbuchung – nur für Kurse mit dem Buchungsstatus Beendet.
• Beendete Kurse können nun im Kurssuchfeld gefunden und die betreffenden Teilnehmer wie gewohnt eingebucht werden.
• Eingebuchte Teilnehmer erscheinen wie gewohnt in der Teilnehmerliste des beendeten Kurses.
• Buchungsbestätigung und Kurseinladung werden für beendete Kurse nicht generiert.

Weiterführende Informationen finden Sie in der für diese Funktion bereitgestellten Dokumentation.

9. MENGENEINHEITEN FÜR RECHNUNGSPOSITIONEN (UN/CEFACT-Codes in E-Rechnungen)

Ab der SEMCO-Version 8.2 steht für Rechnungspositionen eine Auswahl an Mengeneinheiten zur Verfügung, z. B. Kurs, Teilnehmer, Tag, Woche oder Unterrichtseinheit, die jetzt in E-Rechnungen und Standard-Rechnungsdokumenten ausgewiesen werden.

Überblick

• Bei der Rechnungserstellung kann in einem neuen Drop-down-Menü die gewünschte Einheit ausgewählt werden. Wird keine Einheit gewählt, ermittelt SEMCO anhand der ausgewählten Rechnungspositionskategorie automatisch die passende Einheit.
• In der Übersicht aller Rechnungspositionen wird die Einheit in einer zusätzlichen Spalte angezeigt.
• In E-Rechnungen ist die jeweilige Einheit mit dem entsprechenden UN/CEFACT-Code ausgewiesen.
• Alle von SEMCO generierten Standard-Rechnungsdokumente (auch die ZUGFeRD-PDF) enthalten nun die neue Spalte Einheit.

Weiterführende Informationen finden Sie in den Kapiteln zur Rechnungsstellung in unserem Quick-Start-Guide Rechnungswesen, im Quick-Start-Guide der in SEMCO eingerichteten Dokumente und im Use Case E-Rechnungen (ZUGFeRD-Rechnungen).

10. RATENZAHLUNGEN

Ab der SEMCO-Version 8.2 lassen sich Rechnungen mit einer Ratenzahlungsvereinbarung auf optimierte Weise verwalten. Bei einer vereinbarten Ratenzahlung wird der Gesamtbetrag einer Rechnung auf mehrere Raten verteilt, die jeweils mit ihrer eigenen Fälligkeit im System hinterlegt sind.

Überblick

• Im Kursformular lässt sich ein Ratenzahlungsplan als Vorschlag hinterlegen, der bei der Rechnungsstellung automatisch übernommen wird.
• Alternativ kann auch erst bei der Rechnungserstellung in den Kopfdaten über die Checkbox Ratenzahlung vereinbart eine Eingabemaske zum Erfassen von Ratenzahlungen aktiviert werden.
• Der Gesamtbetrag der Rechnung wird manuell mit Datum, Betrag und Kommentar auf die gewünschten Raten verteilt.
• In der Rechnungsvorschau und im Rechnungsdokument werden die einzelnen Raten mit ihrer jeweiligen Fälligkeit ausgewiesen.
• In der Offene-Postenliste erscheint jede Rate als eigene Zeile mit ihrer eigenen Fälligkeit. Beim Zahlungseingang werden die Raten einzeln ausgeglichen.
• Da jede Rate eine eigene Position ist, greifen die Abläufe des Mahnwesens gezielt pro Rate.
• An die Buchhaltungsschnittstellen DATEV und Lexware Office wird die Rechnung stets mit der Gesamtforderung übertragen, unabhängig von der Anzahl der Raten. Ist das Zahlungsmanagement eingerichtet, erzeugt jede erfasste Zahlung auf eine Rate einen eigenen Buchungssatz.
• Bei QR-Rechnungen für die Schweiz und Liechtenstein ist im QR-Code kein Betrag hinterlegt, wenn ein Ratenzahlungsplan erstellt wurde. Er muss in der Banking-App manuell ergänzt werden.

Weiterführende Informationen finden Sie in unserem Use Case Ratenzahlungen.