Firmenbuchung über Besteller anlegen

Von einer Firmenbuchung sprechen wir bei SEMCO, wenn ein Ansprechpartner einer Firma einen oder mehrere Mitarbeiter für einen Ihre offenen Kurse anmelden möchte und die Firma die Rechnung für die Kursteilnahme der Mitarbeiter bezahlt.

Der Ablauf für eine Firmenbuchung über Besteller sieht in SEMCO folgendermaßen aus:

Zentrale Firmenverwaltung aufrufen;
Firma suchen bzw. anlegen, falls die Firma noch nicht im System vorhanden ist;
Buchung anlegen;
Teilnehmer hinzufügen bzw. anlegen, falls ein Teilnehmer noch nicht im System vorhanden ist.

VORGEHEN

Öffnen Sie die Zentrale Firmenverwaltung über den Menüpunkt Firmen > Firmenliste.
Wählen Sie Firma aus:
- Suchen Sie die betreffende Firma in der Liste.
  ODER
- Legen Sie eine neue Firma an, falls die Firma noch nicht im System vorhanden ist.
Klicken Sie rechts neben dem gewünschten Firmeneintrag auf Weitere Funktionen und dann auf Neue Firmenbuchung anlegen.

Das Buchungsformular für Firmenbuchungen über Besteller öffnet sich.

Abbildung 1. Formular für Firmenbuchungen über Besteller

Füllen Sie die Felder wie in der nachstehenden Tabelle beschrieben aus. Felder, die mit einem roten Stern gekennzeichnet sind, müssen ausgefüllt werden.


FELD	BESCHREIBUNG
Momentaner Buchungsstatus	Bei einer neuen Buchung: kein Buchungsstatus vorhanden, das Feld ist leer. Beim Ändern einer bestehenden Buchung: Feld zeigt den aktuellen Buchungsstatus an.
Buchungsstatus	Beim Anlegen einer neuen Buchung werden vom System zwei Status angeboten: Neue Buchung; Anfrage. → Vorgehen bei Anmeldung für einen Kurs mit Status bestätigt: Wählen Sie im Drop-down-Menü den Status Neue Buchung aus. ODER Wählen Sie im Drop-down-Menü den Status Anfrage aus, wenn der Teilnehmer noch keine verbindliche Zusage erteilt, sondern nur Interesse an dem Kurs geäußert hat. → Vorgehen bei Anmeldung für einen Kurs mit Status geplant: Wählen Sie im Drop-down-Menü den Status Anfrage aus.
Ansprechpartner	Wählen Sie in diesem Drop-down-Menü den benötigten Ansprechpartner aus, da eine Firmenbuchung über Besteller angelegt wird und alle Dokumente an den Firmenansprechpartner per E-Mail versendet werden.
Teilnehmer meldet sich direkt an	Da eine Firmenbuchung über Besteller angelegt wird, ist dieses Kontrollfeld automatisch deaktiviert. An den/die Teilnehmer werden in diesem Fall keine buchungsrelevanten Dokumente per E-Mail verschickt.
Registrierungsdatum	Das Datum des Anmeldungstages. Vom System wird standardmäßig das aktuelle Tagesdatum gesetzt. Datum ändern: Klicken Sie rechts auf das Symbol und wählen Sie im Kalender das benötigte Datum aus.
Angelegt von	Hier wird automatisch das Kürzel des Hauptbenutzers angezeigt, der die Buchung anlegt.
Keine Rechnungsstellung für diese Buchung	Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn für die anzulegende Buchung keine Rechnung erstellt werden soll. Ist die Checkbox aktiv, erscheint die betreffende Buchung nicht in der Liste abrechenbarer Buchungen. Es wird auch keine Inbox-Aufgabe zur Rechnungsstellung für die betreffende Buchung angezeigt.
Externe Bestellnummer	Tragen Sie hier die Bestellnummer des Kunden ein, falls Ihr Kunde für diese Bestellung eine eigene Nummer vergibt und Ihnen diese mitgeteilt hat.
Buchungskommentar/ Interner Rechnungsvermerk	Die Nutzung der Kommentarbereiche ist sinnvoll, damit Sie später nachvollziehen können, warum bestimmte Aktionen durchgeführt worden sind. Beispiele aus der Praxis: Vermerk, warum ein Teilnehmer den Kurs vorzeitig verlassen hat Wichtige Informationen für die Kursorganisation Kommentare an die Rechnungsstellung bei Rabattierungen, Buchungsstornos oder Buchungsänderungen Hinweis: Der Inhalt des Felds Buchungskommentar erscheint später nur im Buchungsformular des Teilnehmers. Der Inhalt des Felds Interner Rechnungsvermerk erscheint später bei der Rechnungsstellung im Rechnungsformular in einem gleichnamigen Feld.
Bitte Kursnummer oder Beschreibung eingeben	Tragen Sie hier die Nummer oder den Titel des betreffenden Kurses ein. Sobald Sie das Feld editieren, zeigt Ihnen das System dynamisch alle Kurse an, deren Nummer bzw. Titel Ihrer Eingabe entspricht. Je genauer der Kurs benannt wird, umso kleiner wird die Auswahlliste. Wählen Sie aus der Liste den betreffenden Kurs aus. Es öffnet sich das Pop-up-Fenster mit den Kursdetails.

Nachdem Sie die Buchungsdetails überprüft und die Kursdaten ggfs. angepasst haben, werden Sie vom System ins Buchungsformular zurückgeleitetet.

Im Formular sehen Sie jetzt auch zusammengefasste Informationen zum gebuchten Kurs, sowie die Buchungsangaben, die Sie im ersten Schritt gemacht haben.

Abbildung 2. Formular für Firmenbuchung über Besteller mit Warenkorb

Prüfen Sie den Kursanfang und das Kursende für den betreffenden Teilnehmer und:
- klicken Sie auf Buchungsdaten bearbeiten, um die Termine nachträglich zu verändern;
  ODER
- klicken Sie auf Anderen Kurs buchen, um der Buchung den richtigen Kurs hinzuzufügen;
  ODER
- klicken Sie auf Speichern, wenn alle Angaben korrekt sind.
Sie werden automatisch auf die Seite weitergeleitet, auf der Sie dem gebuchten Kurs Teilnehmer zuordnen.

Im oberen Bereich finden Sie Informationen über die angelegte Firmenbuchung.

Abbildung 3. Teilnehmerzuordnung zur Firmenbuchung

Im unteren Bereich der Seite finden Sie die Liste aller Teilnehmer, die der betreffenden Firma zugeordnet wurden. Falls die Liste der Firmenteilnehmer zu lang ist, können Sie die benötigten Teilnehmer über die Suchfunktion schnell finden.

Abbildung 4. Teilnehmerzuordnung – Liste aller Firmenteilnehmer
Ordnen Sie die gewünschten Teilnehmer der Buchung zu.
- Wählen Sie die anzumeldenden Teilnehmer in der Liste aus, in dem Sie das Kontrollfeld vor dem Teilnehmereintrag wie oben gezeigt anklicken.
  ODER
- Klicken Sie auf Neuen Teilnehmer anlegen, um neue Teilnehmer anzulegen.
  Füllen Sie das Teilnehmer-Stammdatenformular aus und speichern Sie die Daten.
Klicken Sie bei Bedarf auf Markierte Teilnehmer bearbeiten, wenn sie die Buchungsdaten für einzelne Teilnehmer anpassen wollen.

Abbildung 5. Kursstart und -ende für einzelne Teilnehmer bearbeiten

Ändern Sie die Daten bei betreffenden Teilnehmern wie gewünscht, und speichern Sie das Formular. Sie werden vom System automatisch in die Buchungshistorie der Firma mit der erstellen Buchung weitergeleitet.
Klicken Sie auf Schnellzuordnung, um die ausgewählten Teilnehmer dem gebuchten Kurs hinzuzufügen.

Wichtig:

Bei Firmenbuchungen über Besteller, die der Hauptbenutzer manuell im Backend anlegt, werden Buchungsbestätigungen automatisch per E-Mail an den Firmenansprechpartner versendet, sobald einer Buchung der erste Teilnehmer hinzugefügt wurde.

Enthält eine Buchung über Besteller noch keine Teilnehmer, muss der E-Mail-Versand vom Hauptbenutzer wie folgt manuell angestoßen werden:

Sortieren Sie die Buchungshistorie absteigend nach der Buchungsnummer. Die neue Buchung erscheint dann als erster Eintrag in der Liste.
Klicken Sie in der Favoritenleiste auf Weitere Funktionen und dann auf Buchungsbestätigung versenden.
Die Bestätigung wird nun an den ausgewählten Ansprechpartner versendet.

Beim Speichern einer Firmenbuchung über Besteller finden automatisch folgende Aktionen im System statt:

Eine neue Buchungsnummer wird generiert.
Die Teilnehmer werden dem gebuchten Kurs zugeordnet.
Die Buchungshistorie der Firma des Teilnehmers wird um die neue Buchung erweitert.
Die Kurshistorie der eingebuchten Teilnehmer wird um die neue Buchung erweitert.
Die Kursteilnehmerliste wird aktualisiert, und die Anzahl der freien Plätze des gebuchten Kurses wird reduziert.
Wenn der Buchung mindestens ein Teilnehmer zugeordnet wurde, wird die Buchungsbestätigung automatische an den Firmenansprechpartner verschickt.
An die Teilnehmer werden automatisch per E-Mail Einladungen zum gebuchten Kurs mit einer Kalenderdatei versendet.
Die Firmenbuchung wird zur Abrechnung freigegeben und kann entweder sofort oder später abgerechnet werden.