Privatbuchung anlegen
Eine Privatbuchung liegt vor, wenn sich ein Teilnehmer direkt bei Ihnen meldet, um einen Kurs für sich zu buchen, den er selbst bezahlt.
- Zentrale Teilnehmerverwaltung aufrufen;
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Teilnehmer finden oder Teilnehmer anlegen, falls er noch nicht im System existiert;
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Buchung anlegen.
VORGEHEN
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Klicken Sie neben dem gewünschten Teilnehmereintrag auf
Weitere Funktionen und anschließend auf 
Neue Privatbuchung anlegen.
Das Buchungsformular für Privatbuchungen öffnet sich. -
Füllen Sie die Felder wie in der nachstehenden Tabelle beschrieben aus. Felder,
die mit einem roten Stern gekennzeichnet sind, müssen ausgefüllt werden.
Abbildung 1. Formular für Privatbuchungen FELD BESCHREIBUNG Momentaner Buchungsstatus Bei einer neuen Buchung: kein Buchungsstatus vorhanden, das Feld ist leer. Beim Ändern einer bestehenden Buchung: Feld zeigt den aktuellen Buchungsstatus an.
Teilnehmer Feld enthält den Namen des Teilnehmers, den Sie in der Teilnehmerverwaltung ausgewählt haben. Buchungsstatus Beim Anlegen einer neuen Buchung werden vom System zwei Status angeboten: - Neue Buchung;
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Anfrage.
→ Vorgehen bei Anmeldung für einen Kurs mit Status bestätigt:- Wählen Sie im Drop-down-Menü den Status
Neue Buchung
aus.
ODER
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Wählen Sie im Drop-down-Menü den Status Anfrage aus, wenn der Teilnehmer noch keine verbindliche Zusage erteilt, sondern nur Interesse an dem Kurs geäußert hat.
→ Vorgehen bei Anmeldung für einen Kurs mit Status geplant:- Wählen Sie im Drop-down-Menü den Status Anfrage aus.
Registrierungsdatum Das Datum des Anmeldungstages. Vom System wird standardmäßig das aktuelle Tagesdatum gesetzt. Datum ändern: Klicken Sie rechts auf das Symbol
und wählen Sie im Kalender das benötigte Datum aus.
Angelegt von Hier wird automatisch das Kürzel des Hauptbenutzers angezeigt, der die Buchung anlegt. Keine Rechnungsstellung für diese Buchung Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn für die anzulegende Buchung keine Rechnung erstellt werden soll.
Ist die Checkbox aktiv, erscheint die betreffende Buchung nicht in der Liste abrechenbarer Buchungen. Es wird auch keine Inbox-Aufgabe zur Rechnungsstellung für die betreffende Buchung angezeigt.Buchungskommentar/ Interner Rechnungsvermerk
Die Nutzung der Kommentarbereiche ist sinnvoll, damit Sie später nachvollziehen können, warum bestimmte Aktionen durchgeführt worden sind. Beispiele aus der Praxis: - Vermerk, warum ein Teilnehmer den Kurs vorzeitig verlassen hat
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Wichtige Informationen für die Kursorganisation
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Kommentare an die Rechnungsstellung bei Rabattierungen, Buchungsstornos oder Buchungsänderungen
Hinweis:Der Inhalt des Felds Buchungskommentar erscheint später nur im Buchungsformular des Teilnehmers.Der Inhalt des Felds Interner Rechnungsvermerk erscheint später bei der Rechnungsstellung im Rechnungsformular in einem gleichnamigen Feld.
Bitte Kursnummer oder Beschreibung eingeben - Tragen Sie hier die Nummer oder den Titel des
betreffenden Kurses ein.
Sobald Sie das Feld editieren, zeigt Ihnen das System dynamisch alle Kurse an, deren Nummer bzw. Titel Ihrer Eingabe entspricht. Je genauer der Kurs benannt wird, umso kleiner wird die Auswahlliste.
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Wählen Sie aus der Liste den betreffenden Kurs aus.
Es öffnet sich das nachstehende Pop-up-Fenster mit den Kursdetails.
Abbildung 2. Pop-up-Fenster mit Kursdetails BEREICH BESCHREIBUNG Informationen zum Kurs Überprüfen Sie hier nochmals die Kursdetails, die Sie beim Anlegen des betreffenden Kurses im Kursformular eingetragen haben. Angaben zur Kursbuchung Wenn der Teilnehmer den Kurs abweichend von den normalen Kurszeiten anfängt und/oder abschließt: - Klicken Sie das Kontrollfeld Datum überschreiben an.
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Wählen Sie den gewünschten Kursstart und/oder das gewünschte Kursende aus.
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Klicken Sie auf Speichern.
Nachdem Sie die Buchungsdetails überprüft und die Kursdaten ggfs. angepasst haben, werden Sie vom System ins Buchungsformular zurückgeleitetet.
Im Formular sehen Sie jetzt auch zusammengefasste Informationen zum gebuchten Kurs, sowie die Buchungsangaben, die Sie im ersten Schritt gemacht haben.
Abbildung 3. Formular für Privatbuchungen mit Warenkorb
- Eine neue Buchungsnummer wird generiert.
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Die Kurshistorie des Teilnehmers wird um die neue Buchung erweitert.
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Die Kursteilnehmerliste wird aktualisiert und die Anzahl der freien Plätze im gebuchten Kurs reduziert.
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Für den Teilnehmer wird eine Buchungsbestätigung und eine Kalenderdatei für den Kurs erstellt und per E-Mail an ihn versendet.
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Die Privatbuchung wird zur Abrechnung freigegeben und kann entweder sofort oder später abgerechnet werden.