Teilnahmedokumente erst später freigeben

Sie können die Teilnahmedokumente für einen Kurs auch zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt freigeben, wenn Sie im Kursformular die Freigabe der Teilnahmedokumente nicht über die Checkbox aktiviert hatten.

Bis zu diesem Zeitpunkt werden keine Teilnahmedokumente automatisch verschickt oder im Teilnehmerportal bereitgestellt – auch wenn die entsprechenden sonstigen Voraussetzungen erfüllt sind.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Teilnahmedokumente nachträglich freizugeben:

  1. Navigieren Sie zu Kursverwaltung > Kursübersicht.

    Menü Teilnahmedokumente verwalten in Kursübersicht aufrufen
    Abbildung 1. Menü Teilnahmedokumente verwalten in Kursübersicht aufrufen
  2. Klicken Sie beim betreffenden Kurs auf Icon Weitere Funktionen Weitere Funktionen → Icon Teilnahmedokumente verwalten Teilnahmedokumente verwalten.
    Die Liste aller Kursteilnehmer mit dem Versandstatus der Teilnahmedokumente öffnet sich.

    Kursteilnehmerliste mit nicht freigegebenem Versandstatus
    Abbildung 2. Kursteilnehmerliste mit nicht freigegebenem Versandstatus

    In den Spalten Versandstatus des Zertifikats und Versand der Teilnahmebescheinigung kennzeichnet ein Icon den Zustand des Dokumentversands für den betreffenden Teilnehmer. Bewegen Sie den Cursor (ohne zu klicken) auf das Icon, um eine Erläuterung einzublenden.

    Im Beispiel oben sehen Sie einige der am häufigsten vorkommenden Icons:
    • Icon Versand deaktiviert E-Mail-Versand inaktiv: Es können keine E-Mails an den Teilnehmer gesendet werden, weil der E-Mail-Versand in den Teilnehmerstammdaten nicht aktiviert wurde.
    • Icon Teilnahmedokument nicht verfügbar Dokument nicht verfügbar: Das Teilnahmedokument ist nicht verfügbar. Dies kann verschiedene Ursachen haben, die von Ihren Systemeinstellungen abhängig sind, wie zum Beispiel:
      • Die Dokumente sind im Kursformular nicht freigegeben.
      • Die Dokumente sind im Kursformular freigegeben, aber eine oder mehrere Voraussetzungen zur Dokumentenfreigabe sind noch nicht erfüllt, bspw. ist das Kursende noch nicht erreicht oder das Prüfungsergebnis wurde noch nicht eingetragen.
    • Icon Teilnahmedokument auf Buchungsebene nicht freigegeben Dokument nicht freigegeben: Das Teilnahmedokument wurde im Buchungsformular nicht freigegeben (Checkbox Teilnahmedokumente nicht erteilen) und kann nicht generiert werden.
  3. Klicken Sie oberhalb der Tabelle auf die Schaltfläche Teilnahmedokumente freigeben, und bestätigen Sie den Vorgang im anschließend eingeblendeten Dialogfenster mit Ok.
    Anschließend bestätigt eine grüne Systemmeldung, dass die Teilnahmedokumente für diesen Kurs freigegeben wurden.

    Bestätigung nach Freigabe der Teilnahmedokumente
    Abbildung 3. Bestätigung nach Freigabe der Teilnahmedokumente

Ergebnis:

  • Der Versand der Teilnahmedokumente wurde gestartet und läuft ab jetzt für diesen Kurs immer im Hintergrund.
  • Den Versandstatus können Sie jederzeit in der Verwaltung der Teilnahmedokumente überprüfen.
  • Die Teilnahmedokumente des Kurses stehen nun im Teilnehmerportal zum Download bereit.