Trainer rechnet auf Timesheet-Basis ab

Wichtig:

Beachten Sie die Einstellungen und Voraussetzungen für die Abrechnung von Trainerhonoraren per Timesheet!

Nutzen Sie diesen Abrechnungstypen, wenn Ihre Schulungseinrichtung das Trainerhonorar auf der Basis von Rechnungen bezahlt, die von Ihren Trainern außerhalb des SEMCO-Systems erstellt werden.

Die von SEMCO generierten Timesheets enthalten eine Zusammenfassung der geleisteten Arbeitsstunden, die Ihren Trainern als Grundlage für die Rechnungsstellung dienen können.

Grundvoraussetzung für das Generieren von Timesheets sind die genehmigten monatlichen Rückmeldungen, mit denen Trainer ihre Arbeitsstunden pro Kurs bestätigen.

Sobald eine oder mehrere Rückmeldungen genehmigt wurden, können wie folgt Gutschriften erstellt werden:

Klicken Sie auf Kursverwaltung > Trainerabrechnungen erstellen.
Die Liste mit den genehmigten Rückmeldungen öffnet sich.

Abbildung 1. Trainerabrechnung (Timesheet)
Klicken Sie neben dem gewünschten Eintrag auf Rückmeldungen abrechnen.
Die Details zur Honorarabrechnung öffnen sich.

Abbildung 2. Auswahl der Rückmeldungen für ein Timesheet
Wählen Sie die Rückmeldung(en) aus, die Sie abrechnen wollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Markierte Rückmeldungen abrechnen.
Das Formulars mit den Details zum Timesheet öffnet sich.

Abbildung 3. Abrechenbare Rückmeldung (Timesheet)
Überprüfen Sie im Bereich Trainerabrechnung das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer.
Klicken Sie auf Speichern & Öffnen.
- Ein Timesheet zur ausgewählten Rückmeldung wird erstellt.
- Das erstellte Timesheet wird automatisch an den Trainer verschickt.
- Das erstellte Timesheet steht Ihnen unter Kursverwaltung > Übersicht Trainerabrechnungen zum Download zur Verfügung.
  
  Abbildung 4. Übersicht aller Trainerabrechnungen zum Download

Hinweis:

Sie können erstellte Honorarabrechnungen auch automatisch an eine betriebsinterne E-Mail-Adresse verschicken lassen, zum Beispiel an die Buchhaltung:

Navigieren Sie im Hauptmenü zu Einstellungen > Unternehmensdaten und klicken Sie dann auf Unternehmensdaten bearbeiten.
Geben Sie im Reiter Rechnungsstellung beim Formulareintrag Trainerabrechnungen zusätzlich senden an die gewünschte E-Mail-Adresse ein.

Abbildung 5. Einstellung für zusätzlichen betriebsinternen E-Mail-Versand
Speichern Sie das Formular.
→ Sobald eine Rechnung, eine Gutschrift oder ein Timesheet für die Trainerhonorarabrechnung ausgestellt wird, versendet SEMCO dieses Dokument automatisch auch an die eingetragene betriebsinterne Adresse.