Prüfung von Trainer-Rückmeldungen im Backend

Am 1. Tag jedes Monats generiert SEMCO automatisch eine Liste mit Kursterminen für den laufenden Monat, die als Grundlage für Rückmeldungen dient. In dieser Liste sind alle Kurstermine enthalten, die zum Zeitpunkt ihrer Generierung im System hinterlegt sind.

Wichtig:
Die generierte Liste mit den Kursterminen wird im laufenden Monat nicht automatisch aktualisiert!

Wenn Sie nach der Generierung der Kursterminliste in SEMCO die Unterrichtszeiten für den laufenden Monat verändern oder stornieren, muss die Rückmeldungsliste manuell berichtigt werden.

Hinweis:
Falls Sie Rückmeldungen im Zusammenhang mit der Erweiterung Kontingentkurse verwalten, muss im Kursformular neben den Tagen und Uhrzeiten auch die Anzahl der Unterrichtseinheiten eingetragen werden.

Unterrichtstage und Kurszeiten, die beim Anlegen eines Kurses noch nicht bekannt sind, müssen vom Trainer manuell im Rückmeldeformular eingetragen werden.

Sendet der Trainer seine Rückmeldungen nicht bis zum Ende des laufenden Monats zur Prüfung an die Schulungseinrichtung zurück, wird er am 3. Tag des Folgemonats automatisch von SEMCO an die überfälligen Rückmeldungen erinnert.

Für Kursbetreuer bzw. administrative Mitarbeiter ergeben sich mit Bezug auf Rückmeldungen folgende Aufgaben:

VORGEHEN

  1. Öffnen Sie die zu prüfende Rückmeldung:
    • In Ihrer Inbox erscheinen zu prüfende Rückmeldungen als Aufgabe.

      Aufgabe zur Prüfung von Rückmeldungen in der Inbox
      Abbildung 1. Aufgabe zur Prüfung von Rückmeldungen in der Inbox
    • Klicken Sie auf die Betreffzeile der Aufgabe.
      Sie werden zur betreffenden Zeile in der Liste In Arbeit Befindliche Rückmeldungen weitergeleitet.

      In Arbeit befindliche Rückmeldungen
      Abbildung 2. In Arbeit befindliche Rückmeldungen
    ODER
    • Klicken Sie auf Kursverwaltung > Rückmeldungen bearbeiten.
      Die Arbeitsliste mit allen in Arbeit befindlichen Rückmeldungen öffnet sich.

      Arbeitsliste mit allen in Arbeit befindlichen Rückmeldungen
      Abbildung 3. Arbeitsliste mit allen in Arbeit befindlichen Rückmeldungen
    Hinweis:
    Sie können Ihre Arbeitsliste nach verschiedenen Kriterien filtern, um die benötigte Rückmeldung schnell zu finden.

    Für administrative Mitarbeiter ist der Filter auf den Rückmeldestatus Zur Prüfung voreingestellt, damit sofort die Einträge sichtbar sind, die noch bearbeitet werden müssen.

  2. Klicken Sie beim betreffenden Eintrag in der Favoritenleiste auf Icon Rückmeldung prüfen Rückmeldung prüfen.
    Das Rückmeldeformular des Prüfers öffnet sich. Es hat den gleichen Aufbau wie das Rückmeldeformular des Trainers.

    Rückmeldeformular eines administrativen Mitarbeiters
    Abbildung 4. Rückmeldeformular eines administrativen Mitarbeiters
    Hinweis:
    Prüfer bzw. administrative Mitarbeiter müssen entscheiden, ob eine Rückmeldung genehmigt werden kann. Auf welcher Grundlage diese Entscheidung getroffen wird, ist von Ihren firmeninternen Vorgaben abhängig, z. B. ob eine von den Teilnehmern unterschriebene Anwesenheitsliste erforderlich ist, um die Eingaben im Formular zu bestätigen.
  3. Prüfen Sie im Bereich Termine die Angaben zu den einzelnen Unterrichtsterminen.
    Sie können folgende Aktionen ausführen:
    AUSWAHL BEDEUTUNG
    Icon Anwesenheiten Anwesenheiten Anwesenheit einzelner Teilnehmer an einem Kurstermin einsehen
    Icon Tätigkeitsbericht Tätigkeitsbericht Tätigkeitsbericht des Trainers für einen Kurstermin einsehen
  4. Klicken Sie in das Feld Status, um den Status der Rückmeldung zu ändern:

    Status einer Rückmeldung ändern
    Abbildung 5. Status einer Rückmeldung ändern
    AUSWAHL BEDEUTUNG
    Wiedervorlage Die Angaben in der vorliegenden Rückmeldung sind nicht korrekt.
    • Schreiben Sie Ihre Beanstandungen zur Rückmeldung unten im Fenster in den Bereich Kommentare (Prüfer)

      Kommentarfeld für Prüfer
      Abbildung 6. Kommentarfeld für Prüfer

    → Die Rückmeldung wird an den Trainer zurückgeleitet, damit er sie überarbeiten und erneut zur Prüfung vorlegen kann.
    Genehmigt Alle Angaben in der Rückmeldung sind korrekt.

    → Durch die Genehmigung einer Rückmeldung ist der Prüfprozess abgeschlossen. Genehmigte Rückmeldungen werden entweder direkt zu Dokumentationszwecken an den Kunden weitergeleitet oder als Grundlage für die monatliche Abrechnung von der Schulungseinrichtung genutzt.
  5. Speichern Sie die Rückmeldung.
    Je nach gewähltem Status ist die Rückmeldung nun genehmigt oder wurde zur Überarbeitung an den Trainer zurückgeleitet.
Hinweis:
Rückmeldungen für Trainer können auch direkt vom administrativen Mitarbeiter im Backend erfasst, bearbeitet und auf diese Weise sofort genemigt werden. Gehen Sie dafür folgendermaßen vor:
  1. Öffnen Sie die Kursübersicht über den Menüpunkt Kursverwaltung > Kursübersicht.
  2. Wählen Sie in der Kursliste den betreffenden Kurs aus und klicken Sie auf Icon Rückmeldungen Rückmeldungen.
  3. Finden Sie in der Liste die zu bearbeitende Rückmeldung und klicken Sie auf Icon Rückmeldung bearbeiten Rückmeldung bearbeiten.
  4. Bearbeiten Sie die Rückmeldung analog zum Vorgehen im Trainerformular.

    ODER

  1. Öffnen Sie die Kursübersicht über den Menüpunkt Kursverwaltung > Rückmeldungen bearbeiten.
  2. Finden Sie in der Liste die zu bearbeitende Rückmeldung und klicken Sie auf Icon Rückmeldung bearbeiten Rückmeldung bearbeiten.
  3. Bearbeiten Sie die Rückmeldung analog zum Vorgehen im Trainerformular.