Relevante Formularfelder

Da diese Funktion auf der allgemeinen Rechnungsstellung für Firmen mit SEMCO aufbaut, werden nachstehend nur die für ZUGFeRD- und XRechnungen relevanten und neu hinzugefügten bzw. aktualisierten Felder in den folgenden SEMCO-Formularen beschrieben:

in den Unternehmensdaten;
in den Firmenstammdaten;
im Rechnungsformular.

UNTERNEHMENSDATEN

Die Unternehmensdaten finden Sie in SEMCO unter Einstellungen > Unternehmensdaten.

In der Registerkarte Rechnungsstellung wurden die folgenden Felder ergänzt.

Abbildung 1. Unternehmensstammdaten, Registerkarte Rechnungsstellung

Wichtig:

Alle Felder mit Seller Communication-Angaben müssen ausgefüllt sein, damit eine Rechnung im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung erstellt werden kann.

Das Feld Identifikationsnummer des Verkäufers muss nur dann ausgefüllt sein, wenn Sie in den Unternehmensdaten keine USt-ID-Nummer hinterlegt haben.


FELD	BESCHREIBUNG
Rechnungsformat	Wählen Sie in diesem Drop-down-Menü aus, in welchem Format Sie Ihre Rechnungen generieren möchten. Der hier ausgewählte Wert dient als Voreinstellung für das Rechnungsformular: PDF; ZUGFeRD (PDF mit XML-Anhang); XRechnung (reine XML-Datei).
Seller Communication (Name)	Tragen Sie hier den Namen der Person aus Ihrem Unternehmen ein, die bei Fragen zu ausgestellten Rechnungen kontaktiert werden kann.
Seller Communication (E-Mail)	Tragen Sie hier eine E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens ein, die bei Fragen zu ausgestellten Rechnungen zur Kontaktaufnahme verwendet werden kann.
Seller Communication (Telefon)	Tragen Sie hier eine Telefonnummer Ihres Unternehmens ein, die bei Fragen zu ausgestellten Rechnungen zur Kontaktaufnahme verwendet werden kann.
Identifikationsnummer des Verkäufers (z. B. HRB-, HRA-, VR- oder PR-Nummer)	Tragen Sie hier eine von einer offiziellen Stelle vergebene Nummer ein, über die Ihr Unternehmen eindeutig identifizierbar ist, wie zum Beispiel Ihre HRB-, HRA-, VR- oder PR-Nummer (im Format HRB xxxxx, VR xxxxx etc.)

Hinweis:

Haben Sie in den Unternehmensdaten den Versand einer zusätzlichen Rechnung konfiguriert, z. B. an die Steuerberatung, versendet SEMCO automatisch eine von Menschen lesbare ZUGFeRD-Rechnung an die hinterlegte E-Mail-Adresse.

FIRMENSTAMMDATEN

Die Firmenstammdaten finden Sie in SEMCO unter Firmen > Firmenliste > Firmendaten bearbeiten.

In der Registerkarte Rechnungsangaben sind folgende Felder relevant:

Abbildung 2. Angaben zur E-Rechnung in den Firmenstammdaten


FELD	BESCHREIBUNG
Abweichende E-Mail-Adresse für Rechnungsversand	Tragen Sie hier die abweichende E-Mail-Adresse ein, an die Rechnungen versandt werden sollen (z. B. eine spezielle Peppol-E-Mail-Adresse für E-Rechnungen an öffentliche Einrichtungen).
Überschreiben der E-Mail-Adresse bei Buchungen verhindern	Aktivieren Sie diese Checkbox, um eine ungewollte manuelle Veränderung der im Feld Abweichende E-Mail-Adresse für Rechnungsversand eingetragenen E-Mail-Adresse zu verhindern (z. B. wenn Sie für E-Rechnungen an öffentliche Einrichtungen eine spezielle Peppol-E-Mail-Adresse nutzen). Ist die Checkbox aktiviert: muss die Änderung der im System hinterlegten abweichenden E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand in einer Buchung oder einem Kurs jedes Mal ausdrücklich bestätigt werden; wird die bei einer Online-Buchung eingetragene abweichende E-Mail-Adresse immer durch die im Feld Abweichende E-Mail-Adresse für Rechnungsversand hinterlegte E-Mail-Adresse ersetzt.
Abweichendes Rechnungsformat	Wählen Sie in diesem Drop-down-Menü bei Bedarf das gewünschte Rechnungsformat (ZUGFeRD oder XRechnung) für den Firmenkunden aus. Die Auswahl ist nur erforderlich, wenn das Rechnungsformat der Firma von dem Rechnungsformat abweicht, das Sie in Ihren Unternehmensdaten hinterlegt haben.
Leitweg-ID	Tragen Sie hier die Leitweg-ID ein, die Ihr Auftraggeber Ihnen übermittelt hat. Hinweis: Eine Leitweg-ID hat das Format xxx-xxxxxxxxxx-xx (z. B. 123-1234512345-12).

RECHNUNGSFORMULAR

Im Rechnungsformular wurde im Bereich Rechnung - Kopfdaten das Feld Format hinzugefügt. Im zugehörigen Drop-down-Menü können Sie das für die betreffende Rechnung gewünschte Rechnungsformat auswählen.

Hinweis:

Der Menüpunkt Format wird im Rechnungsformular ausschließlich für Firmenrechnungen angeboten. Die automatische Vorbelegung entspricht dabei stets dem Rechnungsformat, das Sie in Ihren Unternehmensdaten hinterlegt haben.