Teilnehmermanagement

Hinweis:

In diesem Use Case wird vorausgesetzt, dass Sie wissen, wie in SEMCO Teilnehmer verwaltet werden (vgl. QSG Firmen- und Teilnehmerverwaltung).

Nachstehend erfahren Sie, wie Sie:

einen Teilnehmer mit Bezug zur zuständigen Behörde anlegen;
eine neue Förderungsmaßnahme für einen Teilnehmer anlegen;
eine bestehende Förderungsmaßnahme eines Teilnehmers bearbeiten.

1. ANLEGEN EINES TEILNEHMERS MIT BEZUG ZUR ZUSTÄNDIGEN BEHÖRDE

Um für einen Arbeitssuchenden den Bezug zu einer Agentur für Arbeit oder zu einem Jobcenter herzustellen, werden im Teilnehmerformular die folgenden Felder angeboten:

Abbildung 1. Bezug zur Behörde im Teilnehmerformular


Feld	Beschreibung
Name der Firma	Wählen Sie im Drop-down-Menü die zuständige Agentur für Arbeit oder das Jobcenter aus. Hinweis: Falls die betreffende Behörde nicht im Drop-down-Menü vorhanden ist, müssen Sie sie über die zentrale Firmenverwaltung anlegen.
Kundennummer AA/JC	Tragen Sie die Kundennummer des Teilnehmers bei der zuständigen Behörde ein, wenn Sie bei Name der Firma eine Agentur für Arbeit (AA) oder ein Jobcenter (JC) ausgewählt haben. Diese Angabe können Sie auch zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt ergänzen.

2. ANLEGEN EINER NEUEN FÖRDERUNGSMASSNAHME FÜR EINEN TEILNEHMER

Hinweis:

Um eine Förderungsmaßnahme anlegen zu können, muss zunächst der Bezug zwischen dem Teilnehmer und der zuständigen Behörde hergestellt worden sein.

Navigieren Sie über Teilnehmer > Teilnehmerliste zur Zentralen Teilnehmerverwaltung und finden Sie den betreffenden Teilnehmer.

Abbildung 2. Teilnehmer mit Behördenbezug in der Zentralen Teilnehmerverwaltung
Klicken Sie auf Förderungsmaßnahme.
Die Übersicht aller angelegten Förderungsmaßnahmen des betreffenden Teilnehmers öffnet sich.

Abbildung 3. Übersicht aller angelegten Förderungsmaßnahmen eines Teilnehmers

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Förderungsmaßnahme.

Das Eingabeformular für Förderungsmaßnahmen öffnet sich.

Abbildung 4. Anlegen einer neuen Förderungsmaßnahme

Füllen Sie das Formular wie nachstehend beschrieben aus:


Feld	Beschreibung
Förderungsart	Wählen Sie im Drop-down-Menü aus, ob die Förderung über einen Bildungsgutschein oder über einen Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein (AVGS) durchgeführt werden soll.
Status	Wählen Sie im Drop-down-Menü den aktuellen Status der Förderungsmaßnahme aus.
Sachbearbeiter	Wählen Sie im Drop-down-Menü den zuständigen Sachbearbeiter bei der Behörde aus, sofern bekannt. Ist der Sachbearbeiter nicht in der Liste enthalten, lassen Sie das Feld leer und legen ihn im Bereich Neuen Sachbearbeiter anlegen neu an.
Kommentar	Für Ihre Notizen zu Dokumentationszwecken.
Neuen Sachbearbeiter anlegen	Ist der Sachbearbeiter nicht in der Liste im Drop-down-Menü Sachbearbeiter enthalten, können Sie ihn hier neu anlegen. Mit dem Speichern dieses Formulars wird der neue Sachbearbeiter automatisch zur Sachbearbeiterliste hinzugefügt.

Speichern Sie das Formular.
Sie werden in die Übersichtsliste des Teilnehmers weitergeleitet, die um die neu angelegte Maßnahme ergänzt wurde.

Abbildung 5. Teilnehmerübersicht mit laufenden Förderungsmaßnahmen

3. FÖRDERUNGSMASSNAHME EINES TEILNEHMERS BEARBEITEN

Navigieren Sie zu Teilnehmer > Teilnehmerliste, und klicken Sie beim betreffenden Teilnehmer auf

Förderungsmaßnahme.

Die Übersicht der laufenden Förderungsmaßnahmen öffnet sich.

In der tabellarischen Übersicht werden Ihnen die wichtigsten Informationen zur Förderungsmaßnahme angezeigt:


Spalte	Beschreibung
Kundennr.	Von SEMCO intern vergebenen Kundennummer
Anrede, Vorname, Nachname	Selbsterklärend
Zuständige AA	Für den Arbeitssuchenden zuständige Agentur für Arbeit bzw. zuständiges Jobcenter
Kundennummer AA	Kundennummer des Arbeitssuchenden bei der zuständigen Behörde
Angestrebte Förderung	Bildungsgutschein oder Aktivierungsgutschein
Status der Bearbeitung	Phase, in der sich die angestrebte Förderung befindet
Letzte Statusänderung	Letzte Bearbeitung des Datensatzes (zur Erkennung stagnierender Förderungsanträge)
Kurse	In der Förderungsmaßnahme enthaltene Kurse

In der Favoritenleiste stehen Ihnen folgende Funktionen zur Bearbeitung der jeweiligen Maßnahme zur Verfügung:


Symbol in der Favoritenleiste	Funktion
Förderungsmaßnahme bearbeiten	Bearbeiten der Grunddaten der Förderungsmaßnahme Aktualisieren des Förderungsstatus
Kurshistorie	Aufrufen der Übersicht aller in der Förderungsmaßnahme enthaltenen Kurse.
Neue Buchung in Gruppenkurs anlegen	Buchen eines Kurses, der im Rahmen der Förderungsmaßnahme besucht werden soll. Hinweis: Diese Funktion kann mehrmals aufgerufen werden, falls in der Förderungsmaßnahme mehrere Kurse enthalten sind.
Neues Einzeltraining anlegen	Anlegen eines neuen Einzeltrainings für den Teilnehmer, z. B. Coaching. → Einzeltrainings sind besondere Kurse für einen ganz bestimmten Teilnehmer/-in und werden nicht als offene Kurse, sondern immer direkt beim Teilnehmer angelegt. Hinweis: Diese Funktion steht Ihnen nur bei Aktivierungsgutscheinen zur Verfügung, da über Bildungsgutscheine nur Gruppenkurse erlaubt sind. Hinweis: Einzeltrainings können in SEMCO auch als Kontingentkurse angelegt werden.
Dokumentenverwaltung	Erhaltene Dokumente hochladen (z. B. Bildungsgutschein, unterschriebenen Vertrag) bzw. im System hinterlegte Dokumente herunterladen und bearbeiten.
Dokumentendownload	Download von im Rahmen der Förderungsmaßnahme benötigten Dokumenten (z. B. Angebot oder Vertrag), von Dokumenten, die über die externe Dokumentenverwaltung hochgeladen wurden (z. B. Bewilligungsbescheid), oder des vom Teilnehmer unterschriebenen Vertrags.