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Use Cases
Passen Sie SEMCO an die Abläufe in Ihrem Unternehmen an – von Kursformaten über Sonderpreise bis zu Abrechnungswegen und Teilnehmerverwaltung.
Ratenzahlungen
Verteilen Sie einen Rechnungsbetrag auf mehrere Raten mit eigenen Fälligkeiten – wahlweise schon im Kursformular geplant oder erst bei der Rechnungsstellung.
Ratenzahlungen in anderen Geschäftsprozessen
Wie sich ein Ratenzahlungsplan auf offene Posten, Zahlungsausgleich, Mahnwesen, die Buchhaltungsschnittstellen und den QR-Code auf Rechnungen auswirkt.

Use Cases
Passen Sie SEMCO an die Abläufe in Ihrem Unternehmen an – von Kursformaten über Sonderpreise bis zu Abrechnungswegen und Teilnehmerverwaltung.
- Abweichende Rechnungsadressen
  Rechnungen gehen wahlweise an eine andere Adresse als die Stammdaten vorgeben – einmalig für eine Buchung oder dauerhaft für alle weiteren Buchungen.
- Automatische Bereitstellung von Teilnahmedokumenten
  Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate gehen am Kursende automatisch an die Teilnehmer oder stehen im Teilnehmerportal zum Herunterladen bereit.
- Automatische Buchungsverarbeitung und Rechnungsstellung für Portale
  Buchungen aus dem Teilnehmer- oder Firmenportal werden ohne manuellen Eingriff akzeptiert und abgerechnet; für Gastformulare gilt das nicht.
- Benachrichtigungen im Kurs
  Verschicken Sie kursbezogene Informationen und Dokumente jederzeit an Teilnehmer, Trainer und Ansprechpartner, unabhängig von den Buchungsdokumenten.
- Bestellungen
  Bucht ein Kunde mehrere Kurse auf einmal, fasst eine Bestellung sie unter einer gemeinsamen Bestellnummer zusammen und rechnet sie zusammen ab.
- Checklisten
  Checklisten überwachen die Fristen vordefinierter Aufgaben im Kursverlauf und dokumentieren, wer welche Aufgabe wann erledigt hat.
- Einzeltermine
  Kurse, die an nicht aufeinanderfolgenden Tagen oder zu wechselnden Uhrzeiten stattfinden, bekommen einzelne Termine statt eines durchgehenden Zeitraums.
- E-Rechnungen
  Firmenrechnungen erstellen und versenden Sie als ZUGFeRD oder XRechnung – die seit Januar 2025 verpflichtenden Formate für den Geschäftsverkehr.
- Förderungsmaßnahmen
  Bilden Sie von Agenturen für Arbeit und Jobcentern geförderte Weiterbildungen ab – mit Maßnahmenummern, zuständigen Sachbearbeitern und Kundennummern.
- Frühbucherpreise
  Bieten Sie einen Kurs bis zu einem Stichtag zu einem günstigeren Preis an; der Frühbucherpreis wirkt online, im System und in den Dokumenten.
- Hybrid-Kurse
  Bei Hybrid-Kursen nehmen Teilnehmer wahlweise vor Ort oder online teil; jede Buchung legt eine der beiden Teilnahmearten fest, beides zugleich geht nicht.
- Kalenderdateien und Kalender-Abonnement
  Kurstermine verschickt SEMCO als ICS-Datei oder hält sie über ein Kalender-Abonnement für Hauptbenutzer, Trainer und Veranstaltungsorte aktuell.
- Kontingentkurse
  Ein Kontingentkurs umfasst eine feste Zahl von Unterrichtseinheiten; Trainer melden geleistete Stunden zurück, SEMCO überwacht das Restkontingent.
- Maschinelle Importe
  Firmen-, Ansprechpartner- und Teilnehmerdaten übernehmen Sie per Datei nach SEMCO, statt sie einzeln einzugeben – auch als Aktualisierung bestehender Daten.
- Ratenzahlungen
  Verteilen Sie einen Rechnungsbetrag auf mehrere Raten mit eigenen Fälligkeiten – wahlweise schon im Kursformular geplant oder erst bei der Rechnungsstellung.
  - Ratenzahlungsplan im Kursformular hinterlegen
    Legen Sie Raten und Fälligkeiten schon beim Kurs fest, damit sie bei der Abrechnung jeder Buchung automatisch als Vorschlag im Rechnungsformular stehen.
  - Rechnung mit Ratenzahlungsvereinbarung erstellen
    Erstellen Sie eine Privat- oder Firmenrechnung mit mehreren Raten, indem Sie den Gesamtbetrag auf einzelne Fälligkeiten verteilen.
  - Darstellung des Ratenzahlungsplans in Rechnungen
    Wie Raten und Fälligkeiten in PDF-Rechnungen, ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen angezeigt werden – in Privat- und Firmenrechnungen.
  - Ratenzahlungen in anderen Geschäftsprozessen
    Wie sich ein Ratenzahlungsplan auf offene Posten, Zahlungsausgleich, Mahnwesen, die Buchhaltungsschnittstellen und den QR-Code auf Rechnungen auswirkt.
- Rentabilitätsbericht
  Erfassen Sie Kurskosten neben den Umsätzen und werten Sie den erzielten Gewinn wahlweise je Kurs, je Kurskategorie oder je Geschäftsbereich aus.
- Rückmeldungen
  Trainer melden Arbeitszeiten, Tätigkeiten und Teilnehmeranwesenheiten periodisch zurück; administrative Mitarbeiter prüfen und geben sie frei.
- Sprachtraining
  Verwalten Sie Sprachkurse mit GER-Niveaus, sprachenbezogenen Trainer- und Teilnehmerdaten sowie Einstufungstests und Prüfungsergebnissen.
- Trainerhonorarabrechung
  Rechnen Sie Trainer ab, die als Subunternehmer arbeiten – per eigener Rechnung des Trainers, per Gutschrift oder auf Timesheet-Basis.
- Wartelisten
  Wenn ein Kurs ausgebucht ist, tragen sich Interessenten auf eine Warteliste ein und rücken nach, sobald Plätze frei werden – so geht keine Anfrage verloren.
- Zahlungsmanagement
  Behalten Sie offene Rechnungen in der OP-Liste im Blick, erfassen Sie Zahlungseingänge und verschicken Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
- Zertifizierungen
  Legen Sie Zertifizierungsarten an, erfassen Sie Prüfungsergebnisse und lassen Sie SEMCO überwachen, wann die Gültigkeit eines Zertifikats abläuft.

Ratenzahlungen in anderen Geschäftsprozessen

Wie sich ein Ratenzahlungsplan auf offene Posten, Zahlungsausgleich, Mahnwesen, die Buchhaltungsschnittstellen und den QR-Code auf Rechnungen auswirkt.


PROZESS	BESCHREIBUNG
Zahlungsmanagement	Offene Posten: Eine Rechnung mit mehreren Raten führt in der Offene-Postenliste zu mehreren Zeilen. Jede Zeile entspricht einer Rate und wird mit ihrer eigenen Fälligkeit ausgewiesen. Abbildung 1. Rechnung mit Ratenzahlungsplan in der Offene-Posten-Liste → Manueller Zahlungsausgleich: Bei der Zahlungseingabe werden die Raten einzeln ausgeglichen. Liegt der eingegangene Ausgleichsbetrag über dem Wert einer Rate, wird der überschüssige Teilbetrag als Guthaben für die jeweilige Rate ausgewiesen. → Maschineller Zahlungsausgleich: Die Raten werden in Reihenfolge ausgeglichen. Liegt der Ausgleichsbetrag über dem Wert einer Rate, wird der Überschuss auf die jeweils nächste fällige Rate angerechnet.
Mahnwesen	Die Raten eines Zahlungsplans sind als Einzelpositionen in der Offene-Postenliste vermerkt. Bei Überfälligkeit greifen die Abläufe des Mahnwesens daher gezielt pro Rate. Abbildung 2. Rechnung mit Ratenzahlungsplan und Teilausgleich in der OP-Liste
Buchhaltung	An die SEMCO-Buchhaltungsschnittstellen DATEV und Lexware Office wird die Rechnung stets mit der Gesamtforderung übertragen, unabhängig von der Anzahl der Raten. Ist zusätzlich das SEMCO Zahlungsmanagement eingerichtet, erzeugt jede erfasste Zahlung auf eine Rate einen eigenen Buchungssatz.
Rechnungen mit QR-Code (Schweiz/Liechtenstein)	Wurde ein Ratenzahlungsplan erstellt, ist im QR-Code auf der Rechnung kein Betrag hinterlegt. Dieser muss in der Banking-App manuell ergänzt werden.